Digitale Pflegedokumentation auf dem Prüfstand Feldstudie in stationären Altenpflegeeinrichtungen
Artikelnummer: BGW 09-14-116
Die Chancen digitaler Pflegedokumentation sind groß: Zeitersparnis, Patienteninfos auf einen Klick, effizientere, standardisierte und lückenlose Dokumentation. Bestenfalls kann die Software helfen, den Arbeitsaufwand des Pflegeteams für die Dokumentation zu reduzieren, sodass mehr Zeit für die Versorgung der Menschen bleibt. Aber wie benutzerfreundlich sind die gängigen Softwarelösungen wirklich? BGW test hat zum zweiten Mal Systeme für die Pflegedokumentation in der stationären Altenpflege unter die Lupe genommen.
Bereits 2018 gab es einen umfangreichen Test zu Softwarelösungen. Dabei war die Gebrauchstauglichkeit bei allen getesteten Programmen mit „befriedigend“ bewertet worden. Haben sich digitale Pflegedokumentationen seitdem weiterentwickelt? Welche konkreten Probleme bestehen noch im praktischen Einsatz? Wie zufrieden mit den Programmen sind diejenigen, die täglich damit arbeiten müssen? Dazu führte die BGW 2024 eine Feldstudie durch – diesmal vor Ort in den Pflegeeinrichtungen. 6 aktuelle Softwarelösungen wurden in 12 stationären Einrichtungen systematisch evaluiert.
Was stört den Arbeitsfluss? Kleine Hürden!
Ein paar Klicks zu viel, bis die gewünschte Aktion startet. Ein verwirrender Button – und ungewollt ist der Maßnahmenplan gelöscht. Eine falsche Verknüpfung oder zu viele unnötige Funktionen, die aufhalten. Software sollte möglichst selbsterklärend sein, bei Fehlern nicht zu Datenverlust führen und sich an persönliche Bedürfnisse anpassen lassen.
"Das waren jetzt 3 bis 4 Klicks,
um überhaupt erst anzufangen."
Ergonomische Gestaltungsgrundsätze als Leitlinie
Um es den Nutzenden möglichst einfach zu machen, können sich Softwarehersteller an den "7 Grundsätzen der Dialoggestaltung für interaktive Systeme" nach DIN ISO 9241-110 orientieren. Sie beschreiben, wie Software gestaltet sein sollte, damit man sie gut bedienen kann. In einem Teil des Tests bewerteten daher Fachleute die Gebrauchstauglichkeit der Softwarelösungen anhand von Kriterien, die aus diesen Gestaltungsgrundsätzen abgeleitet wurden. Sie betrachteten zudem, wie genau die Software die fachlichen Anforderungen des Strukturmodells abbildet: Setzt eine Software die Vorgaben nicht korrekt um, wird das Ziel verfehlt, die Pflegedokumentation rechtssicher auf das pflegefachlich Notwendige zu begrenzen.
Außerdem gab es Interviews mit Leitungspersonal der Einrichtungen zur Einführung des Strukturmodells, zu Softwareschulungen und zum Dokumentationsumfang. In einem Praxistest mit 39 Pflegekräften wurde anschließend untersucht, wie gut sie die täglich benutzte Software bedienen können. Abgefragt wurde auch, wie zufrieden die Testpersonen mit den Programmen waren.
Fachlich korrekt, aber umständlich zu bedienen?
Die verschiedenen Dimensionen der Feldstudie ergeben sich daraus, dass eine Software zwar fachlich korrekt
sein kann im Sinne des Strukturmodells, aber trotzdem umständlich zu bedienen (Gebrauchstauglichkeit). Oder sie kann ergonomisch gut gestaltet sein, aber in der Praxis trotzdem Probleme bereiten (Praxistest). Erst der Blick auf alle drei Perspektiven zeigt, wo die Softwarelösungen Verbesserungspotenziale bieten.
Fazit: Wenig Bedienfehler, aber Potenzial für Verbesserung
Insgesamt zeigte sich zwar eine positive Entwicklung seit 2018. Jedoch besteht noch Optimierungspotenzial für die ergonomische Gestaltung. Die Programme sollten stärker an den Bedürfnissen der Nutzenden orientiert sein. Trotz sehr guter und guter Ergebnisse bei der Bedienbarkeit waren die Pflegekräfte mit den Systemen nicht durchgängig zufrieden.
Das bewerteten die Pflegekräfte positiv
- Rechtschreibprüfung und "Shortcuts" sparen Zeit.
- Mouse-over-Erklärungen zu Buttons und Icons erleichtern die Bedienung.
- Meldungen und Rückfragen vor Abschluss – etwa "Wollen Sie wirklich abschließen?" – verhindern Fehler.
- Infofelder und Leitgedanken bieten Orientierung.
- Statusampeln und visuelle Rückmeldungen geben Sicherheit.
Das kritisierten die Pflegekräfte
Neben Punkten wie uneinheiltlichen Funktionsbezeichnungen, schlecht gestalteten Bedienfeldern oder unklaren Begriffen störten die Testpersonen etwa:
- überflüssige und repetitive Auswahlmöglichkeiten
- unklarer Bearbeitungsstatus des Plans
- komplizierte oder unzureichende Terminierungsoptionen für Maßnahmen
- unklar abgegrenzte parallele Maßnahmenpläne mit unterschiedlicher Bezeichnung
- störende Pop-ups
- fehlende oder mangelhafte Rechtschreibprüfung
Aktuelle Software setzt das Strukturmodell besser um
Die Umsetzung des Strukturmodells in Pflegedokumentationssoftwares hat sich seit 2018 positiv entwickelt. Erfüllten die Softwarelösungen damals das Anforderungsprofil nur durchschnittlich zu 70 Prozent, so stieg der durchschnittliche Wert nun auf 88 Prozent (2024). Im Jahr 2018 bildete keine Software die SIS® zu 100 Prozent korrekt ab – 2024 immerhin 2 der 6 getesteten Programme.
Besonders deutlich ist die Verbesserung beim Berichteblatt: 5 von 6 Systemen erfüllten 2024 das Anforderungsprofil zu 100 Prozent. Die Programme erreichten hier deutlich bessere Werte als 2018. Diese Entwicklung deutet darauf hin, dass Hersteller die Anforderungen des Strukturmodells mittlerweile stärker berücksichtigen.
Gebrauchstauglichkeit aus Expertensicht
Die Systeme waren 2024 um knapp ein Drittel besser an ergonomischen Prinzipien ausgerichtet. Vor allem bei
den Schritten der Evaluation und beim Maßnahmenplan schnitten die Softwarelösungen aus dem Jahr 2018 schlechter ab als die 2024 getesteten Programme. Trotzdem gibt es nach wie vor Spielraum für Verbesserungen – indem die Hersteller ihre Angebote noch besser auf den wirklichen Bedarf der Nutzenden abstimmen.
Bewertungen zugeordnet zu den 7 Grundsätzen der Dialoggestaltung: Mit 83 Prozent gab es die meisten negativen Äußerungen im Bereich der Erwartungskonformität. Das heißt, die Softwarelösungen verhielten sich nicht so, wie man es von anderen Programmen gewohnt ist.
"Viele schreiben in Microsoft Word vor, um die Rechtschreibprüfung zu nutzen. Aber dann muss man den Text anschließend kopieren und einfügen."
- Testen Sie die digitale Pflegedokumentation vor dem Kauf mit Ihrem Team im Arbeitsalltag.
- Überlegen Sie vorab gemeinsam, welche Anforderungen das Programm erfüllen soll.
- Grenzen Sie den Umfang der Software entsprechend den Bedarfen Ihrer Einrichtung konkret ein. Am Markt wird alles angeboten – von Komplettlösungen bis zu individuell wählbaren Pflegemodulen.
- Die Software sollte selbsterklärend und auch für neue Mitarbeitende, die nach dem Strukturmodell geschult sind, intuitiv bedienbar sein.
- Die Originalbezeichnungen des Strukturmodells (SIS®, Maßnahmenplanung, Berichteblatt/Pflegebericht, Evaluation) sollten für die wichtigsten Funktionsbereiche verwendet werden, um eine schnelle Orientierung zu ermöglichen.
- Eingaben sollten stets automatisch gespeichert werden, um Datenverlust zu vermeiden.
- Erfassen Sie Bedienprobleme und besprechen Sie sie mit den Herstellerfirmen.
- Der Softwareanbieter sollte zur Nutzung der Software (nicht des Strukturmodells) schulen.
Zusammen mit der Belegschaft Software testen und bewerten – Tipp: Fragebogen der BGW nutzen
Dieser Artikel ist ausschließlich als PDF verfügbar und nicht bestellbar.
