Interne Meldestelle
Für Hinweise bei einem Verdacht auf Compliance-Verstöße bei der BGW gibt es die Interne Meldestelle. Sie ist Ansprechperson für Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße in Bezug auf die BGW oder zu Vorkommnissen, die dem Ansehen der BGW schaden können.
Relevante Rechtsverstöße können z.B. sein
- Verstöße, die strafbewehrt sind. Beispielsweise Korruptionsdelikte, insbesondere Vorteilsannahme (§ 331 StGB) oder Bestechlichkeit (§ 332 StGB)
- Datenschutzverstöße
- Verstöße gegen Vorschriften, die dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit dienen
- Verstöße gegen Umweltschutzvorschriften
- Verstöße gegen Buchführungs-/Steuervorschriften
- Vergaberechtsverstöße
Hinweise zur Zuständigkeit
Für Widersprüche oder Beschwerden in Beitrags- und Rehabilitationsangelegenheiten oder Ähnliches nutzen Sie bitte die hierfür eingerichteten Kontaktmöglichkeiten. So können Sie Ihr Anliegen themenspezifisch platzieren.
Zudem steht hinweisgebenden Personen für Hinweise nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auch die Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz zur Verfügung. Diese nimmt entsprechende Hinweise insbesondere dann entgegen, wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde oder die hinweisgebende Person bei einer internen Meldung persönliche Repressalien befürchten würde.
Wir sind an einem ordentlichen Verwaltungshandeln interessiert. Gleichzeitig ist es für uns eine Selbstverständlichkeit der Fürsorge gegenüber unseren Beschäftigten, dass wir im Falle von vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Meldung unrichtiger Informationen Maßnahmen zu deren Schutz ergreifen werden. Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass eine falsche Verdächtigung im Sinne des § 164 des Strafgesetzbuches strafbar ist.
Besetzung
Die Interne Meldestelle ist mit Rechtsanwältin Dr. Stefanie Lejeune besetzt. Sie ist eine unabhängige und weisungsfreie Rechtsanwältin. Sie ...
- nimmt Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße in Bezug auf die BGW entgegen,
- bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang eines Hinweises spätestens nach sieben Tagen,
- prüft, ob der gemeldete Verstoß in den bgw-spezifischen Anwendungsbereich für die Interne Meldestelle fällt,
- hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
- prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
- ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen,
- stellt dem Hauptgeschäftsführer eine Stellungnahme mit empfehlenden, angemessenen Folgemaßnahmen zur Verfügung,
- informiert die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen, soweit dadurch interne Nachforschungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Dr. Stefanie Lejeune ist Rechtsanwältin in der überörtlichen Sozietät GÖHMANN Rechtsanwälte und Notare sowie Lehrbeauftragte der Humboldt-Universität zu Berlin und der Hochschule Hof (Bayern). Ihre Beratungsschwerpunkte sind u.a. Corporate Governance, Compliance und Korruptionsprävention. Vor ihrer Tätigkeit als Rechtsanwältin, die sie seit 2010 ausübt, war sie Richterin am Sozialgericht, Staatssekretärin im Ministerium der Justiz Rheinland-Pfalz und Landtagsabgeordnete.
Hinweise zur Erreichbarkeit
Die Interne Meldestelle ist montags bis freitags in der Zeit von 9:00 bis 18:00 direkt telefonisch erreichbar.
Sie können auch per E-Mail oder per Post mit der Internen Meldestelle in Kontakt treten. Persönliche Gesprächstermine, zum Beispiel in ihrer Kanzlei, sind nur im Ausnahmefall und nach vorheriger Absprache mit der Internen Meldestelle möglich.
Hinweise zur Vertraulichkeit
- Eingehende Hinweise werden vertraulich behandelt. Auf Wunsch können Sie diese auch anonym abgeben.
- Bei telefonischer Kontaktaufnahme werden Sie bei dem Stichwort „Ombudssache“ durch die Beschäftigten der Kanzlei weder nach Ihrem Namen noch nach dem näheren Grund Ihres Anrufes befragt.
- Bei postalischer Kontaktaufnahme sollten Sie Ihr Schreiben mit dem Zusatz „persönlich/vertraulich“ kenntlich machen.
- Das exklusiv für Ombudsmandate eingerichtete E-Mail-Postfach wird ausschließlich von Frau Dr. Lejeune bzw. im Vertretungsfall von Herrn Dr. Gerhard Michael geöffnet und gelesen.
Dr. Stefanie Lejeune ist als Rechtsanwältin kraft Amtes, zusätzlich durch vertragliche Regelung, zur Verschwiegenheit verpflichtet, so dass zwar der von Ihnen geschilderte Sachverhalt weitergeleitet wird, aber nicht – soweit dies von Ihnen wegen befürchteter Nachteile gewünscht wird – Ihre Identität.
Hinweisgebersystem - Datenschutzhinweise für Dritte
Verantwortliche Stelle für die Entgegennahme von Hinweisen, deren Prüfung und Ermittlungen zum Sachverhalt sowie Erstellung einer Stellungnahme mit rechtlicher Bewertung ist die Interne Meldestelle:
Dr. Stefanie Lejeune (Stellvertretung: Dr. Alexander von Negenborn)
c/o Göhmann Rechtsanwälte
Tauentzienstr. 11
10789 Berlin
Telefon:+49 30 25797-5000
Fax:+49 30 25797-5005
E-Mail:ombudsperson@goehmann.de
Verantwortliche Stelle für die Weiterverarbeitung der von der Internen Meldestelle übermittelten Daten ist die
Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)
Pappelallee 33/35/37
22089 Hamburg
Unsere/n Datenschutzbeauftragte/n erreichen Sie unter: datenschutz@bgw-online.de
Grundsätzlich übermittelt die Interne Meldestelle der BGW nur dann personenbezogene Daten von Hinweispersonen, wenn diese den Hinweis an die Interne Meldestelle nicht anonym und ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung und -weitergabe erteilt haben.
Von der Internen Meldestelle sowie von der BGW werden grundsätzlich folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
- Name, Vorname
- Kontaktdaten (ggfs. Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc.)
- ggf. Organisationseinheit und die Funktion in der BGW (falls die Person Beschäftigte/r der BGW ist), sonstige berufliche Informationen
- zusätzlich bei hinweisgebender Person:
- ggf. die Umstände ihrer Wahrnehmungen im Zusammenhang mit ihrem Hinweis
- weitere von ihr im Rahmen des Hinweises mitgeteilte Angaben und mit ihr geführte Korrespondenz
- zusätzlich bei hinweisbetroffener Person:
- Verhalten (z.B. von ihr vorgenommene Aussagen oder Handlungen)
- eine vorläufige rechtliche Bewertung und Stellungnahme zum Hinweisgegenstand (z.B. Verhalten der hinweisbetroffenen Person) durch die Interne Meldestelle
- von der hinweisbetroffenen Person ggf. eingeholte Stellungnahmen
- zusätzlich bei sonstigen Personen:
- die von der hinweisgebenden Person über die sonstige Person angegebenen personenbezogenen Daten
Die Verarbeitung der Daten dient ausschließlich dem Zweck,
- die bestehenden und anwendbaren gesetzlichen Pflichten der BGW insbesondere im Zusammenhang mit der Whistleblower-Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sicherzustellen,
- dass die Interne Meldestelle Ermittlungen zu den Hinweisen durchführen und durch eine Stellungnahme
- die BGW befähigen kann, Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit einer Meldung zum weiteren Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß und/oder zum Abschluss des Verfahrens zu treffen.
Alle Angaben der hinweisgebenden Person im Rahmen des Hinweisgebersystems sind freiwillig und können auf Wunsch auch anonym erfolgen.
Die Interne Meldestelle wahrt die Vertraulichkeit der Identität
- der hinweisgebenden Person,
- der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie
- sonstiger von der Meldung genannten Personen (vgl. § 8 HinSchG).
D.h. die Identität der vorgenannten Personen wird nur Personen in der BGW weitergegeben, die für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind sowie den bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen.
Die Datenverarbeitung erfolgt im Rahmen der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das EU-Recht und deutsches Recht melden. Nach § 30 Abs. 1 SGB IV dürfen die Versicherungsträger nur Geschäfte zur Erfüllung ihrer gesetzlich vorgeschriebenen oder zugelassenen Aufgaben führen und ihre Mittel nur für diese Aufgaben sowie die Verwaltungskosten verwenden. Die Datenverarbeitung steht ferner im Zusammenhang mit der Umsetzung der gesetzlichen Pflichten der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („Whistleblower-Richtlinie“) sowie dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
Soweit eine Datenverarbeitung mit Ihrer Einwilligung erfolgt, ergibt sich die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aus Art. 6. Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Die Einwilligung ist die Rechtsgrundlage für die Offenlegung der Identität der Hinweisperson. - Datenverarbeitung durch die Interne Meldestelle aufgrund berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Die Datenverarbeitung durch die Interne Meldestelle ist aufgrund eines berechtigten (Dritt-)Interesses der BGW an der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der Whistleblower-Richtlinie und dem HinSchG, gerechtfertigt. Im Rahmen einer Interessenabwägung überwiegen etwaig entgegenstehende Interessen der von einem Hinweis betroffenen Personen nicht. - Datenverarbeitung durch BGW aufgrund gesetzlicher Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Die darauffolgenden Verarbeitungen von den in Hinweisen enthaltenen personenbezogenen Daten durch die BGW erfolgen zur Einleitung weiterer Maßnahmen, wie etwa Untersuchungen, Compliance-Maßnahmen, Einleitung gerichtlicher Verfahren etc. mit dem Ziel, die möglichen Missstände zu beheben.
Die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten ergibt sich für die BGW aus Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 8 Abs. 9 Whistleblower-Richtlinie i.V.m. HinSchG.
Sofern der Sachverhalt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die einer besonderen Kategorie angehören, erforderlich macht, kann diese Verarbeitung durch Art. 9 Abs. 2 lit. b) i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG sowie Art. 9 Abs. 2 lit f) DSGVO gerechtfertigt werden.
An Stellen außerhalb der BGW werden Ihre personenbezogenen Daten nur übermittelt, wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder es eine gesetzliche Verpflichtung bzw. Ermächtigung gibt. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der BGW können insbesondere sein:
- Interne Meldestelle der BGW – Durchführung Ermittlung, Verfassen einer Stellungnahme
- Andere beteiligte Stellen, wie z.B.
- ggf. von BGW beauftragte externe Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwaltskanzleien oder Steuerprüfer
- Berufsgeheimnisträger (z.B. Rechtsanwälte)
- Strafverfolgungsbehörden
- Gerichte
Unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben werden die Daten gelöscht, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden (Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO – Grundsatz der Speicherbegrenzung). Die Aufgabe endet mit Abschluss des Hinweisgeberverfahrens nebst Nachweis- oder Revisionszeiträumen.
Personenbezogene Daten von hinweisgebenden Personen oder hinweisbetroffenen Personen werden bei der Internen Meldestelle mindestens für die Dauer der Aufklärung des Sachverhaltes gespeichert.
Darüber hinaus werden die Daten grundsätzlich nach folgenden Kriterien gespeichert:
- Die Aufbewahrungsfrist der Dokumentation der Meldungen beträgt grundsätzlich 3 Jahre. Im Übrigen richtet sich die Speicherdauer von Daten nach sonstigen Rechtgrundlagen für Nachweispflichten und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Im Falle ggf. weiterer zu treffender Maßnahmen (Strafverfolgungsmaßnahmen, zivilrechtliche und / oder arbeits- bzw. dienstrechtliche Schritte) werden die Daten für die Dauer der Vorbereitung, ggf. Durchführung bis zur rechtskräftigen Beendigung straf- oder zivilrechtlicher (vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO) Verfahren gegen Beteiligte des mit dem Hinweis gemeldeten Sachverhalts gespeichert.
- Bei der Speicherdauer zur Vorbereitung solcher Maßnahmen orientiert sich die BGW im Rahmen einer Einzelfallprüfung (d.h. abhängig von dem jeweiligen gemeldeten Sachverhalt) an den gesetzlichen zivilrechtlichen und strafrechtlichen Verjährungsfristen (§§ 195 ff. BGB bzw. §§ 78 ff. StGB).
Im Übrigen erfolgt die Speicherung für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, soweit solche im Zusammenhang mit einem Hinweis bestehen. Dies kann insbesondere bei steuerrechtlich relevanten Sachverhalten eine Rolle spielen, für die § 147 Abgabenordnung (AO) sowie § 257 HGB eine Speicherdauer von bis zu zehn Jahren vorsieht, die mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem die Unterlagen entstanden sind.
Nach Ablauf der Speicher- und Aufbewahrungsfristen werden die Unterlagen vernichtet und nur anonymisierte Daten /Sachverhalte zur Erstellung von Statistiken zum Hinweisgebersystem gespeichert.
Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die Sie betreffen und die wir verarbeiten (Art. 15 DSGVO). Einschränkungen sind unter bestimmten Voraussetzungen gesetzlich vorgesehen, insbesondere wenn Rechte Dritter betroffen sind (Art. 15 DSGVO in Verbindung mit § 29 Abs. 1 S. 2 BDSG).
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen dieser Vorschriften erfüllt sein.
Bei Fragen oder Beschwerden im Umgang mit ihren Daten können sich die Betroffenen an die/den Datenschutzbeauftragte/n der BGW wenden.
Zu erreichen ist die/der Datenschutzbeauftragte unter datenschutz@bgw-online.de.
Darüber hinaus besteht nach Art. 77 DSGVO ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Zuständig ist:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Telefon:+49 228 997799-0
www.bfdi.bund.de
