Eine Frau hebt abwehrend die Hand, während ein Mann ihr einen Umschlag reicht.

Interne Meldestelle

Für Hinweise bei einem Verdacht auf Compliance-Verstöße bei der BGW gibt es die Interne Meldestelle.

Die Interne Meldestelle ist Ansprechperson für Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße in Bezug auf die BGW oder zu Vorkommnissen, die dem Ansehen der BGW schaden können. Relevante Rechtsverstöße können z.B. sein

Verstöße, die strafbewehrt sind, beispielsweise
- Korruptionsdelikte, insbesondere Vorteilsannahme (§ 331 StGB) oder Bestechlichkeit (§ 332 StGB)
Datenschutzverstöße
Verstöße gegen Vorschriften, die dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit dienen
Verstöße gegen Umweltschutzvorschriften
Verstöße gegen Buchführungs-/Steuervorschriften
Vergaberechtsverstöße

Die Interne Meldestelle ist mit Rechtsanwältin Dr. Stefanie Lejeune besetzt. Sie ist eine unabhängige und weisungsfreie Rechtsanwältin. Sie ...

nimmt Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße in Bezug auf die BGW entgegen,
bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang eines Hinweises spätestens nach sieben Tagen,
prüft, ob der gemeldete Verstoß in den bgw-spezifischen Anwendungsbereich für die Interne Meldestelle fällt,
hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen,
stellt dem Hauptgeschäftsführer eine Stellungnahme mit empfehlenden, angemessenen Folgemaßnahmen zur Verfügung,
informiert die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen, soweit dadurch interne Nachforschungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Für vertrauliche Hinweise

Zur Person

Dr. Stefanie Lejeune ist Rechtsanwältin in der überörtlichen Sozietät GÖHMANN Rechtsanwälte und Notare sowie Lehrbeauftragte der Humboldt-Universität zu Berlin und der Hochschule Hof (Bayern). Ihre Beratungsschwerpunkte sind u.a. Corporate Governance, Compliance und Korruptionsprävention. Vor ihrer Tätigkeit als Rechtsanwältin, die sie seit 2010 ausübt, war sie Richterin am Sozialgericht, Staatssekretärin im Ministerium der Justiz Rheinland-Pfalz und Landtagsabgeordnete.

Hinweise zur Erreichbarkeit

Die Interne Meldestelle ist montags bis freitags in der Zeit von 9:00 bis 18:00 direkt telefonisch erreichbar.

Sie können auch per E-Mail oder per Post mit der Internen Meldestelle in Kontakt treten. Persönliche Gesprächstermine, zum Beispiel in ihrer Kanzlei, sind nur im Ausnahmefall und nach vorheriger Absprache mit der Internen Meldestelle möglich.

Hinweise zur Vertraulichkeit

Eingehende Hinweise werden vertraulich behandelt. Auf Wunsch können Sie diese auch anonym abgeben.
Bei telefonischer Kontaktaufnahme werden Sie bei dem Stichwort „Ombudssache“ durch die Beschäftigten der Kanzlei weder nach Ihrem Namen noch nach dem näheren Grund Ihres Anrufes befragt.
Bei postalischer Kontaktaufnahme sollten Sie Ihr Schreiben mit dem Zusatz „persönlich/vertraulich“ kenntlich machen.
Das exklusiv für Ombudsmandate eingerichtete E-Mail-Postfach wird ausschließlich von Frau Dr. Lejeune bzw. im Vertretungsfall von Herrn Dr. von Negenborn geöffnet und gelesen.

Dr. Stefanie Lejeune ist als Rechtsanwältin kraft Amtes, zusätzlich durch vertragliche Regelung, zur Verschwiegenheit verpflichtet, so dass zwar der von Ihnen geschilderte Sachverhalt weitergeleitet wird, aber nicht – soweit dies von Ihnen wegen befürchteter Nachteile gewünscht wird – Ihre Identität.

Wichtige zusätzliche Hinweise

Die Interne Meldestelle nimmt nur Hinweise entgegen zu möglichen Rechtsverstößen in Bezug auf die BGW oder zu Vorkommnissen, die dem Ansehen der BGW schaden. Für Widersprüche oder Beschwerden in Beitrags- und Rehabilitationsangelegenheiten o.Ä. nutzen Sie bitte wie bisher die hierfür eingerichteten Wege: Hier finden Sie Kontaktmöglichkeiten.

Ebenso, wie wir an einem integren Verwaltungshandeln interessiert sind, ist es auf der anderen Seite eine Selbstverständlichkeit der Fürsorge gegenüber unseren Beschäftigten, dass wir im Falle von vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Meldung unrichtiger Informationen Maßnahmen zu deren Schutz ergreifen werden. Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass eine falsche Verdächtigung im Sinne des § 164 des Strafgesetzbuches strafbar ist.

Hinweisgebersystem - Datenschutzhinweise für Dritte

Alle Angaben der hinweisgebenden Person im Rahmen des Hinweisgebersystems sind freiwillig und können auf Wunsch auch anonym erfolgen.

Die Interne Meldestelle wahrt die Vertraulichkeit der Identität

der hinweisgebenden Person,
der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie
sonstiger von der Meldung genannten Personen (vgl. § 8 HinSchG).

D.h. die Identität der vorgenannten Personen wird nur Personen in der BGW weitergegeben, die für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind sowie den bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen.

Die Datenverarbeitung erfolgt im Rahmen der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das EU-Recht und deutsches Recht melden. Nach § 30 Abs. 1 SGB IV dürfen die Versicherungsträger nur Geschäfte zur Erfüllung ihrer gesetzlich vorgeschriebenen oder zugelassenen Aufgaben führen und ihre Mittel nur für diese Aufgaben sowie die Verwaltungskosten verwenden. Die Datenverarbeitung steht ferner im Zusammenhang mit der Umsetzung der gesetzlichen Pflichten der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („Whistleblower-Richtlinie“) sowie dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
Soweit eine Datenverarbeitung mit Ihrer Einwilligung erfolgt, ergibt sich die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aus Art. 6. Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Die Einwilligung ist die Rechtsgrundlage für die Offenlegung der Identität der Hinweisperson.
Datenverarbeitung durch die Interne Meldestelle aufgrund berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Die Datenverarbeitung durch die Interne Meldestelle ist aufgrund eines berechtigten (Dritt-)Interesses der BGW an der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der Whistleblower-Richtlinie und dem HinSchG, gerechtfertigt. Im Rahmen einer Interessenabwägung überwiegen etwaig entgegenstehende Interessen der von einem Hinweis betroffenen Personen nicht.
Datenverarbeitung durch BGW aufgrund gesetzlicher Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Die darauffolgenden Verarbeitungen von den in Hinweisen enthaltenen personenbezogenen Daten durch die BGW erfolgen zur Einleitung weiterer Maßnahmen, wie etwa Untersuchungen, Compliance-Maßnahmen, Einleitung gerichtlicher Verfahren etc. mit dem Ziel, die möglichen Missstände zu beheben.
Die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten ergibt sich für die BGW aus Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 8 Abs. 9 Whistleblower-Richtlinie i.V.m. HinSchG.
Sofern der Sachverhalt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die einer besonderen Kategorie angehören, erforderlich macht, kann diese Verarbeitung durch Art. 9 Abs. 2 lit. b) i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG sowie Art. 9 Abs. 2 lit f) DSGVO gerechtfertigt werden.

Unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben werden die Daten gelöscht, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden (Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO – Grundsatz der Speicherbegrenzung). Die Aufgabe endet mit Abschluss des Hinweisgeberverfahrens nebst Nachweis- oder Revisionszeiträumen.

Personenbezogene Daten von hinweisgebenden Personen oder hinweisbetroffenen Personen werden bei der Internen Meldestelle mindestens für die Dauer der Aufklärung des Sachverhaltes gespeichert.

Darüber hinaus werden die Daten grundsätzlich nach folgenden Kriterien gespeichert:

Die Aufbewahrungsfrist der Dokumentation der Meldungen beträgt grundsätzlich 3 Jahre. Im Übrigen richtet sich die Speicherdauer von Daten nach sonstigen Rechtgrundlagen für Nachweispflichten und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Im Falle ggf. weiterer zu treffender Maßnahmen (Strafverfolgungsmaßnahmen, zivilrechtliche und / oder arbeits- bzw. dienstrechtliche Schritte) werden die Daten für die Dauer der Vorbereitung, ggf. Durchführung bis zur rechtskräftigen Beendigung straf- oder zivilrechtlicher (vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO) Verfahren gegen Beteiligte des mit dem Hinweis gemeldeten Sachverhalts gespeichert.
Bei der Speicherdauer zur Vorbereitung solcher Maßnahmen orientiert sich die BGW im Rahmen einer Einzelfallprüfung (d.h. abhängig von dem jeweiligen gemeldeten Sachverhalt) an den gesetzlichen zivilrechtlichen und strafrechtlichen Verjährungsfristen (§§ 195 ff. BGB bzw. §§ 78 ff. StGB).

Im Übrigen erfolgt die Speicherung für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, soweit solche im Zusammenhang mit einem Hinweis bestehen. Dies kann insbesondere bei steuerrechtlich relevanten Sachverhalten eine Rolle spielen, für die § 147 Abgabenordnung (AO) sowie § 257 HGB eine Speicherdauer von bis zu zehn Jahren vorsieht, die mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem die Unterlagen entstanden sind.

Nach Ablauf der Speicher- und Aufbewahrungsfristen werden die Unterlagen vernichtet und nur anonymisierte Daten /Sachverhalte zur Erstellung von Statistiken zum Hinweisgebersystem gespeichert.

Interne Meldestelle