Allgemeine Informationen zur internen Meldestelle
Die BGW ist die gesetzliche Unfallversicherung für Menschen, die in Berufen aus den Bereichen Gesundheit und Soziales arbeiten. Die interne Meldestelle der BGW ist ausschließlich zuständig für Meldungen, die die Verwaltungseinheiten und Standorte der BGW betreffen. Meldungen zu anderen Berufsbereichen und -gruppen können von der internen Meldestelle weder bearbeitet noch weitergegeben werden. Wenden Sie sich bitte direkt an die für die jeweiligen Branchen zuständigen Träger oder deren Gewerbeaufsicht.
Die interne Meldestelle der BGW ist keine allgemeine Beschwerdestelle. Sie ist Ansprechperson für Hinweise bei einem Verdacht auf Compliance-Verstöße bei der BGW und nimmt Meldungen zu möglichen Rechtsverstößen in Bezug auf die BGW oder zu solchen Vorkommnissen entgegen, die dem Ansehen der BGW schaden können.
Abgabe einer Meldung bei der internen Meldestelle
Ansprechperson der internen Meldestelle ist Rechtsanwältin Dr. Stefanie Lejeune.
Als unabhängige und weisungsfreie Rechtsanwältin ist Frau Dr. Lejeune zu Verschwiegenheit und Vertraulichkeit verpflichtet. Jede Meldung wird vertraulich behandelt.
Durch Abgabe einer Meldung bei der internen Meldestelle sollen hinweisgebenden Personen keine Nachteile entstehen. Sollten Sie Nachteile durch Abgabe einer Meldung befürchten, können Sie Hinweise auf Wunsch in anonymisierter Form melden.
Eine Meldung in anonymisierter Form geben Sie wie folgt ab:
- Bei telefonischer Kontaktaufnahme nennen Sie Ihren Namen nicht, sondern verwenden das Stichwort "Ombudssache". Sie werden durch die Beschäftigten der Kanzlei weder nach Ihrem Namen noch nach dem näheren Grund Ihres Anrufes befragt. Die interne Meldestelle ist montags bis freitags in der Zeit von 9:00 bis 18:00 Uhr direkt telefonisch erreichbar.
- Bei postalischer Kontaktaufnahme sollten Sie Ihr Schreiben mit dem Zusatz "persönlich/vertraulich" kenntlich machen. Verzichten Sie auf die Nennung persönlicher Daten.
- Alternativ können Sie per E-Mail oder per Post mit der internen Meldestelle in Kontakt treten. Persönliche Gesprächstermine, zum Beispiel in der Kanzlei, sind nur im Ausnahmefall und nach vorheriger Absprache mit der internen Meldestelle möglich.
Das exklusiv für Ombudsmandate eingerichtete E-Mail-Postfach wird ausschließlich von Frau Dr. Lejeune bzw. im Vertretungsfall von Herrn Dr. Gerhard Michael geöffnet und gelesen. Herr Dr. Gerhard Michael ist als Rechtsanwalt gleichermaßen zu Verschwiegenheit und Vertraulichkeit verpflichtet.
Neben der internen Meldestelle steht für Hinweise nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auch die Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz zur Verfügung. Nutzen Sie bitte vorrangig die Möglichkeit einer internen Meldung, diese ist auf Grund der sachlichen/räumlichen Nähe zielführender.
Für sonstige Anliegen (Widersprüche oder Beschwerden in Beitrags- und Rehabilitationsangelegenheiten oder Ähnliches) nutzen Sie bitte die Kontaktmöglichkeiten. So können Sie Ihr Anliegen themenspezifisch platzieren.
Die BGW nimmt den Schutz und die Fürsorge gegenüber ihren Beschäftigten sehr ernst und wird Maßnahmen ergreifen, um gegen wissentlich falsche Verdächtigungen oder das Offenlegen unrichtiger Informationen vorzugehen.
FAQ - Interne Meldestelle
Die interne Meldestelle ist keine allgemeine Beschwerdestelle. Sie nimmt nur solche Hinweise entgegen, die sich auf unerwünschte Verhaltensweisen und Geschäftspraktiken im Rahmen einer beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit für die BGW beziehen und deren Handlungen oder Unterlassungen straf- bzw. bußgeldbewehrt sind.
Relevante Sachverhalte können z.B. sein
- Strafbewehrte Verstöße gegen Korruptionsdelikte, insbesondere Vorteilsannahme (§ 331 StGB) oder Bestechlichkeit (§ 332 StGB)
- Wettbewerbsrechtliche Verstöße wie z.B. Verstöße gegen das Vergaberecht
- Verstöße gegen Datenschutzvorschriften
- Verstöße gegen Buchführungs-/Steuervorschriften oder das Haushaltsrecht
- Verstöße gegen Vorschriften, die dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit dienen
- Verstöße gegen Umweltschutzvorschriften
Darüber hinaus ist für die BGW wichtig, Verhaltensweisen zu identifizieren, die geeignet sind, das Ansehen der BGW als Institution und Arbeitgeberin in besonderem Maße zu beeinträchtigen. Auch Hinweise zu solchen unerwünschten Verhaltensweisen oder Geschäftspraktiken nimmt die interne Meldestelle entgegen.
Innerhalb von sieben Tagen nach Abgabe einer Meldung bzw. eines Hinweises erhalten Sie von der internen Meldestelle eine Eingangsbestätigung. Die interne Meldestelle prüft, ob der Hinweis sachlich in ihren Zuständigkeitsbereich fällt und stichhaltig ist. Wurde der Hinweis nicht anonym abgegeben und hat die hinweisgebende Person der Verarbeitung und Weitergabe ihrer Daten zugestimmt, holt die Interne Meldestelle bei Bedarf weiterführende Informationen ein. Bestätigt sich ein Anfangsverdacht, ergreift die Interne Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen und führt z.B. interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durch und kontaktiert gegebenenfalls betroffene Personen und Arbeitseinheiten. Die Meldestelle kann das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen auch an eine dafür zuständige Einheit beim Beschäftigungsgeber (HGF oder OE) abgeben oder die hinweisgebende Person an eine andere zuständige Stelle verweisen.
Spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs der Meldung erhalten Sie von der internen Meldestelle eine Rückmeldung (ausgenommen anonyme Meldungen). Diese Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese, soweit dadurch interne Nachforschungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Sofern der internen Meldestelle keine Kontaktinformationen einer hinweisgebenden Person vorliegen, kann die interne Meldestelle diese Person nicht kontaktieren und keine Rückmeldung zu einer Meldung übermitteln.
Wird eine Meldung wissentlich falsch abgegeben, ist die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist. Die wissentliche Offenlegung unrichtiger Informationen gegenüber der internen Meldestelle stellt zudem eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) dar. Jeder Fall einer wissentlich falsch abgegebenen Meldung wird verfolgt.
Dr. Stefanie Lejeune ist Rechtsanwältin in der überörtlichen Sozietät GÖHMANN Rechtsanwälte und Notare sowie Lehrbeauftragte der Humboldt-Universität zu Berlin und der Hochschule Hof (Bayern). Ihre Beratungsschwerpunkte sind u.a. Corporate Governance, Compliance und Korruptionsprävention. Vor ihrer Tätigkeit als Rechtsanwältin, die sie seit 2010 ausübt, war sie Richterin am Sozialgericht, Staatssekretärin im Ministerium der Justiz Rheinland-Pfalz und Landtagsabgeordnete.
FAQ - Hinweise zur Datenverarbeitung
Verantwortliche Stelle für die Entgegennahme von Hinweisen, deren Prüfung und Ermittlungen zum Sachverhalt sowie Erstellung einer Stellungnahme mit rechtlicher Bewertung ist die Interne Meldestelle:
Dr. Stefanie Lejeune (Stellvertretung: Dr. Alexander von Negenborn)
c/o Göhmann Rechtsanwälte
Tauentzienstr. 11
10789 Berlin
Telefon:+49 30 25797-5000
Fax:+49 30 25797-5005
E-Mail:ombudsperson@goehmann.de
Verantwortliche Stelle für die Weiterverarbeitung der von der Internen Meldestelle übermittelten Daten ist die
Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)
Pappelallee 33/35/37
22089 Hamburg
Unsere/n Datenschutzbeauftragte/n erreichen Sie unter: datenschutz@bgw-online.de
Grundsätzlich übermittelt die Interne Meldestelle der BGW nur dann personenbezogene Daten von Hinweispersonen, wenn diese den Hinweis an die Interne Meldestelle nicht anonym und ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung und -weitergabe erteilt haben.
Von der Internen Meldestelle sowie von der BGW werden grundsätzlich folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
- Name, Vorname
- Kontaktdaten (ggfs. Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc.)
- ggf. Organisationseinheit und die Funktion in der BGW (falls die Person Beschäftigte/r der BGW ist), sonstige berufliche Informationen
- zusätzlich bei hinweisgebender Person:
- ggf. die Umstände ihrer Wahrnehmungen im Zusammenhang mit ihrem Hinweis
- weitere von ihr im Rahmen des Hinweises mitgeteilte Angaben und mit ihr geführte Korrespondenz
- zusätzlich bei hinweisbetroffener Person:
- Verhalten (z.B. von ihr vorgenommene Aussagen oder Handlungen)
- eine vorläufige rechtliche Bewertung und Stellungnahme zum Hinweisgegenstand (z.B. Verhalten der hinweisbetroffenen Person) durch die Interne Meldestelle
- von der hinweisbetroffenen Person ggf. eingeholte Stellungnahmen
- zusätzlich bei sonstigen Personen:
- die von der hinweisgebenden Person über die sonstige Person angegebenen personenbezogenen Daten
Die Verarbeitung der Daten dient ausschließlich dem Zweck,
- die bestehenden und anwendbaren gesetzlichen Pflichten der BGW insbesondere im Zusammenhang mit der Whistleblower-Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sicherzustellen,
- dass die Interne Meldestelle Ermittlungen zu den Hinweisen durchführen und durch eine Stellungnahme
- die BGW befähigen kann, Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit einer Meldung zum weiteren Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß und/oder zum Abschluss des Verfahrens zu treffen.
Alle Angaben der hinweisgebenden Person im Rahmen des Hinweisgebersystems sind freiwillig und können auf Wunsch auch anonym erfolgen.
Die Interne Meldestelle wahrt die Vertraulichkeit der Identität
- der hinweisgebenden Person,
- der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie
- sonstiger von der Meldung genannten Personen (vgl. § 8 HinSchG).
D.h. die Identität der vorgenannten Personen wird nur Personen in der BGW weitergegeben, die für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind sowie den bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen.
Die Datenverarbeitung erfolgt im Rahmen der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das EU-Recht und deutsches Recht melden. Nach § 30 Abs. 1 SGB IV dürfen die Versicherungsträger nur Geschäfte zur Erfüllung ihrer gesetzlich vorgeschriebenen oder zugelassenen Aufgaben führen und ihre Mittel nur für diese Aufgaben sowie die Verwaltungskosten verwenden. Die Datenverarbeitung steht ferner im Zusammenhang mit der Umsetzung der gesetzlichen Pflichten der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („Whistleblower-Richtlinie“) sowie dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
Soweit eine Datenverarbeitung mit Ihrer Einwilligung erfolgt, ergibt sich die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aus Art. 6. Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Die Einwilligung ist die Rechtsgrundlage für die Offenlegung der Identität der Hinweisperson. - Datenverarbeitung durch die Interne Meldestelle aufgrund berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Die Datenverarbeitung durch die Interne Meldestelle ist aufgrund eines berechtigten (Dritt-)Interesses der BGW an der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der Whistleblower-Richtlinie und dem HinSchG, gerechtfertigt. Im Rahmen einer Interessenabwägung überwiegen etwaig entgegenstehende Interessen der von einem Hinweis betroffenen Personen nicht. - Datenverarbeitung durch BGW aufgrund gesetzlicher Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Die darauffolgenden Verarbeitungen von den in Hinweisen enthaltenen personenbezogenen Daten durch die BGW erfolgen zur Einleitung weiterer Maßnahmen, wie etwa Untersuchungen, Compliance-Maßnahmen, Einleitung gerichtlicher Verfahren etc. mit dem Ziel, die möglichen Missstände zu beheben.
Die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten ergibt sich für die BGW aus Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 8 Abs. 9 Whistleblower-Richtlinie i.V.m. HinSchG.
Sofern der Sachverhalt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die einer besonderen Kategorie angehören, erforderlich macht, kann diese Verarbeitung durch Art. 9 Abs. 2 lit. b) i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG sowie Art. 9 Abs. 2 lit f) DSGVO gerechtfertigt werden.
An Stellen außerhalb der BGW werden Ihre personenbezogenen Daten nur übermittelt, wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder es eine gesetzliche Verpflichtung bzw. Ermächtigung gibt. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der BGW können insbesondere sein:
- Interne Meldestelle der BGW – Durchführung Ermittlung, Verfassen einer Stellungnahme
- Andere beteiligte Stellen, wie z.B.
- ggf. von BGW beauftragte externe Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwaltskanzleien oder Steuerprüfer
- Berufsgeheimnisträger (z.B. Rechtsanwälte)
- Strafverfolgungsbehörden
- Gerichte
Unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben werden die Daten gelöscht, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden (Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO – Grundsatz der Speicherbegrenzung). Die Aufgabe endet mit Abschluss des Hinweisgeberverfahrens nebst Nachweis- oder Revisionszeiträumen.
Personenbezogene Daten von hinweisgebenden Personen oder hinweisbetroffenen Personen werden bei der Internen Meldestelle mindestens für die Dauer der Aufklärung des Sachverhaltes gespeichert.
Darüber hinaus werden die Daten grundsätzlich nach folgenden Kriterien gespeichert:
- Die Aufbewahrungsfrist der Dokumentation der Meldungen beträgt grundsätzlich 3 Jahre. Im Übrigen richtet sich die Speicherdauer von Daten nach sonstigen Rechtgrundlagen für Nachweispflichten und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Im Falle ggf. weiterer zu treffender Maßnahmen (Strafverfolgungsmaßnahmen, zivilrechtliche und / oder arbeits- bzw. dienstrechtliche Schritte) werden die Daten für die Dauer der Vorbereitung, ggf. Durchführung bis zur rechtskräftigen Beendigung straf- oder zivilrechtlicher (vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO) Verfahren gegen Beteiligte des mit dem Hinweis gemeldeten Sachverhalts gespeichert.
- Bei der Speicherdauer zur Vorbereitung solcher Maßnahmen orientiert sich die BGW im Rahmen einer Einzelfallprüfung (d.h. abhängig von dem jeweiligen gemeldeten Sachverhalt) an den gesetzlichen zivilrechtlichen und strafrechtlichen Verjährungsfristen (§§ 195 ff. BGB bzw. §§ 78 ff. StGB).
Im Übrigen erfolgt die Speicherung für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, soweit solche im Zusammenhang mit einem Hinweis bestehen. Dies kann insbesondere bei steuerrechtlich relevanten Sachverhalten eine Rolle spielen, für die § 147 Abgabenordnung (AO) sowie § 257 HGB eine Speicherdauer von bis zu zehn Jahren vorsieht, die mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem die Unterlagen entstanden sind.
Nach Ablauf der Speicher- und Aufbewahrungsfristen werden die Unterlagen vernichtet und nur anonymisierte Daten /Sachverhalte zur Erstellung von Statistiken zum Hinweisgebersystem gespeichert.
Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die Sie betreffen und die wir verarbeiten (Art. 15 DSGVO). Einschränkungen sind unter bestimmten Voraussetzungen gesetzlich vorgesehen, insbesondere wenn Rechte Dritter betroffen sind (Art. 15 DSGVO in Verbindung mit § 29 Abs. 1 S. 2 BDSG).
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen dieser Vorschriften erfüllt sein.
Bei Fragen oder Beschwerden im Umgang mit ihren Daten können sich die Betroffenen an die/den Datenschutzbeauftragte/n der BGW wenden.
Zu erreichen ist die/der Datenschutzbeauftragte unter datenschutz@bgw-online.de.
Darüber hinaus besteht nach Art. 77 DSGVO ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Zuständig ist:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Telefon:+49 228 997799-0
www.bfdi.bund.de
