Arbeitsschutz organisieren: Alles gut geregelt? #46 BGW-Podcast "Herzschlag - Für ein gesundes Berufsleben"

Block 01: Einleitung und Begrüßung

Moderator: Gesunde Arbeitsbedingungen sind ein Mittel, um Fachkräfte zu gewinnen und zu halten. Außerdem führen sie zu gesundem Personal. Und ein gesundes Personal ist die Basis für den Erfolg eines Unternehmens. Das Unternehmen, das steht und fällt also mit der Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten. Und um die gewährleisten zu können, ist eine funktionierende Organisation das A und O. Und damit sind wir auch schon beim heutigen Thema. Systematisch organisierter Arbeitsschutz, Strukturen und Abläufe schaffen, Verantwortlichkeiten festlegen, Aufgaben delegieren und eine Gefährdungsbeurteilung erstellen: All das gehört zum Arbeitsschutz. Und der ist für die Führungskräfte verpflichtend. Moderner Arbeitsschutz bedeutet, mehr als Unfälle und berufsbedingte Erkrankungen zu vermeiden. Arbeitsbedingungen werden nicht nur sicherer, sondern auch gesundheitsförderlich gestaltet. Was der moderne Arbeitsschutz alles konkret umfasst? Und wie er sich in der Praxis umsetzen lässt? Worauf Sie dabei achten müssen? Diesen und mehr Fragen gehen wir heute nach. Ich bin Ralf Podszus. Schön, dass Sie mit dabei sind.

(Podcast-Opener)

Moderator: Arbeitsschutzgesetz, Arbeitssicherheitsgesetz, diverse Arbeitsschutzvorschriften und, und, und. Manchmal hat man den Eindruck, man muss sich durch einen kleinen Dschungel bewegen. Um den Arbeitsschutz richtig zu planen und zu strukturieren, unterstützt sie die BGW zum Beispiel mit dem BGW Orga-Check. Um was es sich dabei handelt? Das hören Sie jetzt.

Stimme aus dem Off: Ist der Arbeitsschutz in Ihrem Betrieb wirksam etabliert? Welche Risiken und Chancen bestehen? Und wie können Sie am besten in Ihrem Betrieb vorgehen? Hilfestellungen hierfür und Antworten auf viele weitere Fragen gibt es beim BGW Orga-Check. Mit dem Selbsttest führen Sie eine Bestandsaufnahme durch. Und ermitteln den Handlungsbedarf für die wichtigsten Standards beim Arbeitsschutz. Außerdem gibt es Infos zu wichtigen rechtlichen Vorgaben für den Arbeitsschutz und Vorschläge, wie sie diese in die Praxis umsetzen können. Der BGW Orga-Check bietet insgesamt 15 Bausteine mit allen wichtigen Fragen rund um die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz, um den Betrieb rechtssicher aufzustellen. Mit dem Bonusprogramm BGW Orga-Check plus können Sie zusätzlich die Auszeichnung „Sicher und gesund organisiert“ und eine finanzielle Förderung erhalten.

Block 02: Interview mit Petra Werner

Moderator: Alle Infos rund um diese Checks finden Sie in den Shownotes dieser Podcast-Folge. Ich unterhalte mich nun mit Petra Werner. Sie setzt sich tagtäglich mit dem Arbeitsschutz auseinander. Denn Frau Werner ist Qualitätsmanagementbeauftragte beim AWO-Bezirksverband Potsdam. Und zuständig für fünf Tochtergesellschaften. Ich grüße Sie.

Petra Werner: Hallo.

Moderator: Sie sind in einer führenden Position und können uns daher einiges aus der Praxis erzählen. Was macht ein starkes Unternehmen aus?

Petra Werner: Für ein starkes Unternehmen finde ich besonders wichtig, dass einerseits eine hohe Transparenz besteht. Also Entscheidungen, die Vorstand, Geschäftsführungen treffen, den Mitarbeitern kundgetan, erklärt werden. Und auf der anderen Seite auch eine aktive Einbindung der Mitarbeiter. Das wiederum setzt dann gute Kommunikationsstrukturen voraus. Um einfach diese Informationsweitergabe sowohl in eine als auch in die andere Richtung zu gehen. Und da haben wir etliche Strukturen, wo Mitarbeiter informiert werden, beziehungsweise Informationen weitergegeben werden. Wir haben fest strukturierte Dienstberatungen. Es gibt Klausurtagungen auf allen Ebenen. Also sowohl in den Tochtergesellschaften als auch mit dem Vorstand und den Ortsvereinen. Es gibt eine Vielfalt von Arbeitsgruppen, wo auch unter anderem am Managementsystem gearbeitet wird. Ja, und im Rahmen unseres Managementsystems haben wir eine Vielzahl auch von Rückmeldungsmöglichkeiten der Mitarbeiter installiert, die jetzt auch da fest etabliert sind. So haben wir bereits-. Bei Einarbeitung haben neue Mitarbeiter die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Es gibt über unser sogenanntes Ereignis-Management Möglichkeiten, dass man Anregungen weitergibt. Und wir haben auch die Arbeitssituationsanalysen fest in unser System etabliert. Ja, und dann auch Fort- und Weiterbildungen sind geregelt, die Durchführung von Schulungen. Das macht natürlich so ein Managementsystem dann auch sehr praktikabel, weil es so Schnittstellen bedient.

Moderator: Immer wieder gibt es Änderungen von Regelungen und das haben wir ja vor allem bei Corona erlebt. Wie geht man im Unternehmen mit unvorhergesehenen Situationen um? Helfen da bestehende Regelungen oder muss alles meist komplett neu geregelt werden?

Petra Werner: Nein, wir versuchen schon, auf bestehende Strukturen immer zurückzugreifen. Und gerade Corona war ja eine sehr unvorhergesehene Situation. Und da muss man sagen, hat unser Vorstand auch sehr schnell reagiert. Es wurde ein Krisenstab gegründet. Geschäftsführer und Vorstand haben sich wöchentlich getroffen, natürlich auch zwischendurch Austausch gewährleistet. Um einfach zu gucken, wie kann man die Dienstberatungen, also auch diesen Informationsfluss aufrechterhalten. Welcher Schutz der Mitarbeiter ist notwendig. Und wie kann man auch die Strukturen, zum Beispiel die Arbeitsfähigkeit einer Geschäftsstelle aufrechterhalten. Also selbst schon im Februar 2020 wurde durch unseren Vorstand geklärt, welche Ausstattungen notwendig sind, um Geschäftsstellen aufrechtzuerhalten, sodass selbst in Quarantänefall im Prinzip die Arbeitsfähigkeit gegeben ist. Es ist ja geregelt, welche Arbeitsschutzmaßnahmen, persönliche Schutzausrüstung notwendig sind. Aber dass diese dann auch praktisch schnell sichergestellt werden, gerade in Coronazeiten. Weil es ja doch erst mal darum ging, praktisch die Mitarbeiter auch zu versorgen. Es war ja nicht nur die normale Ausstattung mit persönlicher Schutzausrüstung notwendig, sondern vieles mehr, zum Beispiel eben auch die Masken.

Moderator: Absolut. Und gerade in der Pandemie spielt Arbeitsschutz und Sicherheit der Beschäftigten eine besondere Rolle. Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass Beschäftigte systematisch und nachhaltig geschützt werden?

Petra Werner: Ja, wie schon gesagt, gab es da immer enge Abstimmungen zwischen Geschäftsführung und dem Vorstand und den Tochtergesellschaften, sodass auch kurzfristiges Handeln oft ohne möglich war. Es wurden praktisch alle Leitungskräfte regelmäßig informiert, welche Änderungen notwendig waren. Es wurden Unterstützungen gewährleistet. Und organisiert bei der Erstellung Gefährdungsbeurteilung, Hygienekonzepte gerade im Umgang mit SARS-CoV-2. Und es bestand auch jederzeit die Möglichkeit, sich an den Vorstand zu wenden. Es gab ja auch viele Sorgen, Ängste. Auch da wurde dafür gesorgt, dass die Mitarbeiter Ansprechpersonen hatten. Das war schon sehr wichtig.

Moderator: Wie helfen die Regelungen der Arbeitssicherheit dabei? Wie hat der Orga-Check Ihnen bei der praktischen Umsetzung geholfen?

Petra Werner: Also ich muss sagen, ich fand diesen Orga-Check mit diesen 15 Bausteinen sehr gut aufgebaut. Eine gute Orientierungshilfe seitens der Anforderungen des Arbeitsschutzes. Es ist ja so, dass diese praktische Checkliste jeweils mit Fragen unterlegt ist: Wann, wer, welche Maßnahmen durchführt, was im Unternehmen notwendig ist und ob diese Maßnahmen wirksam sind. Und anhand dieser Beantwortung der Fragen hat man ja schon sehen können oder kann man sehen, welche offenen Aufgaben man noch hat, wo Handlungsbedarf besteht. Und das haben wir dann abgeleitet. Und dann auch wieder über feste Strukturen und unser Managementsystem praktisch nachverfolgbar geregelt. Es wurde in Protokollen war ersichtlich, wer, wann darüber gesprochen hat, über Aufgabenliste. Und wir haben auch einen Ziel-Maßnahmenplan erstellt, praktisch zur Absicherung der Durchführung.

Moderator: Konnte mit dem Orga-Check insgesamt auch eine gute Systematik erreicht werden, die auch in der Planung und im Management sichere Perspektiven schafft? Wie haben sich die Gesellschaften in ihrem Zuständigkeitsbereich weiterentwickelt? Auch auf längere Sicht Synergien mit anderen Aufgaben im Betrieb hergestellt?

Petra Werner: Wir sind ja ein zertifiziertes Unternehmen. Das heißt, der Bezugsverband hat mit seinen Tochtergesellschaften gemeinsam ein Managementsystem erstellt. Und dazu gehört ja auch der Arbeitsschutz. Wir haben im Bereich des Arbeitsschutzes die Gefährdungsbeurteilung als zentrales Thema. Und innerhalb, praktisch unseres Verbandes wurde dann in einer bezirksverbandübergreifenden Arbeitsgruppe, wo Vertreter aus allen Tochtergesellschaften sind auch die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung erarbeitet, gemeinsam besprochen. Und wir haben uns dabei dicht an den Dokumentationen der Berufsgenossenschaft orientiert, also auch entsprechend aufgebaut. Die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung wurde dann auch praktisch in Arbeitshilfen festgelegt, sodass es für alle nachvollziehbar war. Dabei haben wir von Anfang an im regen Austausch mit unserer Aufsichtsperson gestanden. Hatten regelmäßigen Kontakt damals Herr Tews, heute ist es Frau Weigert. Um sie von Anfang an noch mit einzubeziehen bei der Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung, so wie wir es in unserem Verband durchführen.

Moderator: Sie haben neben dem Orga-Check auch ein zertifiziertes übergreifendes Managementsystem. Inwieweit sind die Regelungen zum Arbeitsschutz mit den anderen betrieblichen Themen gut verbunden? Haben Sie dafür ein Beispiel auch?

Petra Werner: Wir sind als AWO Bezirksverband und Tochtergesellschaften seit 2012 nach dem AWO-Tandem-Modell zertifiziert, das heißt sowohl diese Zertifizierungsnorm 9001 als auch die AWO-Qualitätskriterien. Da haben wir eine enge Schnittstelle in unserem Verband zum betrieblichen Gesundheitsmanagement. 2013 wurde die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements als Projekt gestartet. Und ich wurde mit der Projektleitung vertraut. In dieser Projektgruppe waren als Vertreter aus den Tochtergesellschaften, es waren Geschäftsführung drin, Betriebsleitung, Teilbetriebsleitung, Mitarbeiter aus Personalabteilung, Vertretung vom Betriebsrat, sodass wir da praktisch alle Bereiche auch abgedeckt haben. Und dann, mit dieser neuen Aufgabe bin ich natürlich auch zu vielen Fortbildungen erst mal gefahren. Habe bei einer Fortbildung Herrn Kummer kennengelernt, der externer Berater auch der BGW ist. Dann konnten wir ihn dafür gewinnen, dass er uns in Sachen BGM begleitet. Und wir haben seit 2013 praktisch immer wieder auch engen Kontakt, gemeinsame Aktivitäten, auch nach dieser Projektzeit hinaus. Und im Rahmen des Aufbaus des BGM haben wir damals in Piloteinrichtungen die Arbeitssituationsanalyse durchgeführt, sie ausgewertet. Und als gutes Instrument der Rückmeldung von Mitarbeitern wurde es eingeschätzt. Und ja, vielleicht ganz kurz zur Erklärung so: Arbeitssituationsanalyse ist ja so ein zweistündiger Workshop, an dem Mitarbeiter eines Bereiches teilnehmen. Oder bei großen Einrichtungen wie zum Beispiel ein Seniorenzentrum gibt es auch diese Vertreterregelung, sodass Mitarbeiter aus Hauswirtschaft, Wäscherei soweit vorhanden, Hausmeister, Reinigungskräfte, Pflegekräfte daran teilnehmen. Ja, weil gerade die Mitarbeiter sind ja die, die wissen, um was es geht, sozusagen wo der Schuh drückt. Und in diesem zweistündigen Workshop werden dann Lösungsvorschläge erarbeitet. Und später mit der zuständigen Leitungskraft besprochen. Und entsprechend geschaut, wie kann die Umsetzung erfolgen. Und wir hatten es anfangs eben auch als Rückmöglichkeit in Sachen BGM für Mitarbeiter installiert. Und hatten es dann aufgrund dieser guten Rückmeldung, Annahme durch die Mitarbeiter es auch jetzt konzeptionell verankert. Und als Analyse für psychische Gefährdungen mit eingesetzt. Und dann sind wir jetzt auf dem Weg, wir haben praktisch im Rahmen auf der Kooperationsvereinbarung mit der BGW, dass wir eigene Moderatoren ausbilden, einen eigenen Moderatoren-Pool. Also da ist ganz enge Schnittstelle vom Arbeitsschutz, betrieblichen Gesundheitsmanagement. Wir haben, wie gesagt, im Personalmanagement ja auch Fort- und Weiterbildungen geregelt. Und da haben wir dann zum Beispiel diese Moderatoren auch ausgebildet, sodass praktisch auch der Arbeitsschutz fest eingebettet ist in unserem System.

Moderator: So ein Arbeitsschutz hört sich auch immer nach viel Arbeit an. Welcher Aufwand steckt wirklich dahinter? Hatten Sie Unterstützung dabei und wenn ja, welche?

Petra Werner: Wichtig sind gefestigte interne Strukturen. Wir haben eine BV-übergreifende Arbeitsgruppe, wo der Austausch ist, wo man über fachliche Themen neue Regelungen bespricht. Es gibt diese ASA-Sitzungen. Vorstand und Geschäftsführung werden ja innerhalb unseres Systems spätestens einmal im Jahr im Rahmen der Managementbewertung darüber informiert. Aber natürlich auch über den Stand von Arbeitsunfällen und so weiter. Und externe Strukturen. Da haben wir uns eigentlich auch ein gutes Netzwerk aufgebaut. Wir haben, wie gesagt, zu unseren Aufsichtspersonen der BGW einen regelmäßigen Austausch. Wir treffen uns einmal jährlich. Wir haben inzwischen ja auch eine Kooperationsvereinbarung mit der BGW. Wo wir zum Beispiel diese Moderatoren für Arbeitssituationsanalysen ausgebildet haben. Und die ja Umsetzungen für das Folgejahr besprechen. Erfahrungsaustausch mit anderen Organisationen finde ich auch immer sehr wichtig, weil man da viel Neues erfährt, auch neue Sachen, die es in der Berufsgenossenschaft gibt. Da gibt es diese jährlichen Netzwerktreffen. Oder auch die Verbändetreffen, an denen wir teilnehmen, im Rahmen der Kooperationsvereinbarung.

Moderator: Gibt es auch Feedback von den Mitarbeitenden? Wie kommt das Engagement an?

Petra Werner: Wir haben schon mit diesen Arbeitssituationsanalysen eine gute Rückmeldung von den Kollegen. Wir versuchen ja auch immer, auf Bedarfe dann einzugehen. So haben wir zum Beispiel einen Workshop zum betrieblichen Eingliederungsmanagement im letzten Jahr durchgeführt. Wo dann aber nicht nur theoretische Grundlagen, sondern wo Frau Maus, die Beraterin von der BGW für Berufskrankheiten, und eben auch unsere Dokumente mit bespricht. Mitarbeiter können Fragen stellen zur Umsetzung. Also so, dass das ein ganz praktischer Workshop war. Und der hatte auch früher so eine gute Resonanz, sodass wir ihn auch dieses Jahr wieder angeboten haben. Weil wir einfach gucken wollen, wie können wir auch weiter in den verschiedenen Bereichen des Arbeitsschutzes uns entwickeln?

Moderator: Aus Ihrer persönlichen Sicht noch einmal: Wobei und wie kann die BGW Ihnen noch gut zur Seite stehen?

Petra Werner: Also aus meiner Sicht kann ich nur sagen, praktisch auf seine zuständige Aufsichtsperson zugehen. Weil ich habe über die Jahre die Erfahrung gemacht, dass sich diese Zusammenarbeit super bewährt hat. Wir haben schnelle Kontakte über Telefon, E-Mail, wenn man aktuelle Rückfragen hat. Ansonsten haben wir jährliche Austausche, sodass ich sagen muss, also über die Jahre habe ich sehr viel Unterstützung erfahren. Und die Mitarbeiter der BGW gut kennengelernt und schätzen gelernt.

Moderator: Petra Werner mit ihrem Erfahrungsbericht. Vielen Dank für die Tipps und Ihren Besuch hier im Podcast.

Petra Werner: Vielen Dank und alles Gute.

Block 03: Verabschiedung

Moderator: Systematisch organisierter Arbeitsschutz. Das ist Herausforderung und Chance zugleich. Die BGW leistet einen wichtigen Beitrag, dass es Ihnen leichter gemacht wird. Damit auch Sie Ihren Mitarbeitenden einen guten Arbeitsschutz am Arbeitsplatz ermöglichen. Wie immer finden Sie alle Links rund um das Thema Arbeitsschutz in den Podcast Show Notes dieser Folge. Viele weitere wichtige und spannende Themen für ein gesundes Berufsleben gibt es überall da, wo es Podcasts gibt. Und auf der Webseite der BGW: www.bgw-online.de/podcast. Schön, dass Sie heute dabei waren. Ich freue mich auf das nächste Mal. Bis dahin machen Sie es gut.

(Outro – Herzschlag. Für ein gesundes Berufsleben, der BGW Podcast)