UV-Meldeverfahren erstmals mit neuer Unternehmensnummer BGW magazin - 4/2022
Anfang Oktober haben Mitgliedsbetriebe der BGW ein Schreiben mit ihrer neuen Unternehmensnummer erhalten. Beim Stammdatenabruf für den digitalen Lohnnachweis zum Meldejahr 2023 kommt sie in den meisten Fällen erstmals zum Einsatz. Dieser ist ab 1. November 2022 möglich.
Die neue Unternehmensnummer ersetzt die bisherige Kunden- beziehungsweise Mitgliedsnummer von Unternehmen – einheitlich für alle Berufsgenossenschaften und Unfallkassen. Sie besteht aus 15 Ziffern. Betriebsstättennummern oder Kundennummern von persönlichen Versicherungen, beispielsweise freiwilligen oder Pflichtversicherungen von Unternehmerinnen und Unternehmern, sind von der Umstellung nicht betroffen – sie bleiben unverändert.
Die neue Unternehmensnummer ist ab sofort auch im Meldeverfahren der Unfallversicherung gefragt: Mit dem digitalen Lohnnachweis übermitteln Unternehmen Informationen, die die BGW zur Beitragsberechnung benötigt. Vorgelagert ist ein Stammdatenabruf.
Was jetzt zu tun ist
Der Stammdatenabruf muss einmal jährlich über das Entgeltabrechnungsprogramm angestoßen werden. Um die Umstellung zu erleichtern, kann der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2023 ab 1. November 2022 mit der bisherigen Kunden-/Mitgliedsnummer erfolgen, falls die neue Nummer nicht zur Hand ist. In diesem Fall wird mit den Stammdaten in der Regel automatisch die neue Unternehmensnummer in das zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramm übertragen. Dies ist jedoch vom jeweiligen Entgeltabrechnungsprogramm abhängig. Wird anstelle des Entgeltabrechnungsprogramms eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe genutzt, erfolgt der Stammdatenabruf unmittelbar vor Abgabe des digitalen Lohnnachweises. Auch hier kann im Zuge des Stammdatenabrufs die neue Unternehmensnummer übernommen werden.
Über die Umstellung und diese Abläufe sollten auch Steuerberatungen oder andere Bevollmächtigte informiert werden.
Tipp: Neue Unternehmensnummer an Dienstleistungsunternehmen weitergeben! Sie wird für den Zugang zum UV-Meldeverfahren benötigt.
Termin für den digitalen Lohnnachweis zum Meldejahr 2022 ist der 16. Februar 2023. Bis dahin müssen Unternehmen unter anderem die beitragspflichtigen Arbeitsentgelte der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer melden. Die Meldung bezieht sich auf das gerade abgelaufene Kalenderjahr 2022. Wurde kein Personal beschäftigt – auch keine Aushilfen –, entfällt die Meldung.
Gut zu wissen: Alle Zugangsdaten zum UV-Meldeverfahren bleiben bis auf die Kunden-/Mitgliedsnummer unverändert. Diese wird durch die neue Unternehmensnummer ersetzt. Es sind darüber hinaus keine neuen Zugangsdaten erforderlich.
UV-Jahresmeldung
Ebenfalls bis 16. Februar 2023 muss die UV-Jahresmeldung über das DEÜV-Verfahren erfolgen. Diese Daten werden für Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung genutzt. Die Meldung kann über das Entgeltabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe vorgenommen werden.
Zentrales Unternehmensverzeichnis und Datenschutz
Die Umstellung auf die einheitliche Unternehmensnummer dient der Einführung eines gemeinsamen Standards im Datenaustausch der gesetzlichen Unfallversicherung. Ziel ist es, dass die Interaktion zwischen Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen mit der Verwaltung künftig schneller, effizienter und nutzerfreundlicher abläuft. Dafür wurde bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) ein zentrales Unternehmensverzeichnis eingerichtet. Die UV-Träger und -Trägerinnen, darunter die BGW, müssen alle relevanten Unternehmensdaten dorthin übermitteln. Die Datenerhebung beschränkt sich dabei auf die Daten, die erforderlich sind, um Unternehmerinnen und Unternehmer zu identifizieren und eine doppelte Erfassung auszuschließen.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 199 Abs. 1 SGB VII. Für die Verarbeitung der Daten nach Übermittlung ist die DGUV verantwortlich, die auf ihrer Homepage eine entsprechende Datenschutzerklärung bereithält.
Von: Celine Böhm und Olivia Deseife-Reis
