Handlungshilfe zur Gefährdungsbeurteilung der psychischen Belastung Planen, ermitteln, auswerten
Mit der BGW-Handlungshilfe zur Gefährdungsbeurteilung der psychischen Belastung können kleine und mittelgroße Einrichtungen in Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege den Prozess einfach, strukturiert und praxisnah durchführen.
Nutzen Sie den Erfahrungsschatz Ihrer Mitarbeitenden. Sie kennen die Arbeitsabläufe, Herausforderungen, Belastungen und Ressourcen in ihrem Arbeitsalltag am besten. Bei der Gefährdungsbeurteilung der psychischen Belastung werden die Arbeitsbedingungen betrachtet – nicht die Belastbarkeit einzelner Beschäftigter. Die Mindestgröße des Betriebs für die Anwendung dieser Handlungshilfe ist zehn Beschäftigte, damit die Befragungsergebnisse anonymisiert ausgewertet werden können.
Mit den hier zur Verfügung gestellten Materialien können Sie die Prozessschritte eigenständig in Ihrem Betrieb durchführen. In der Praxis kann es herausfordernd sein, sensible Themen anzusprechen und psychische Belastungen zu beschreiben. Wenn Sie die Handlungshilfe erstmalig einsetzen und Fragen auftauchen, unterstützt Sie die BGW-Organisationsberatung gerne. Auf Wunsch vermitteln wir Ihnen eine externe Moderation.
Telefonische Sprechstunde zur Organisationsberatung
Die Komponenten der Handlungshilfe
- Die Broschüre „Psychische Gesundheit im Fokus“ führt Sie Schritt für Schritt durch das Projekt – von der Planung bis zur Erfolgskontrolle.
- Die Befragung mit digitaler Auswertung ergibt ein Bild der Belastungssituation.
- Die Leitfäden „Workshop-Moderation“ und die zugehörigen Arbeitsmaterialien unterstützen die Aufarbeitung der Ergebnisse und die Maßnahmenplanung im Rahmen eines moderierten Workshops.
Der Fragebogen ist ein nach wissenschaftlichen Kriterien entwickeltes und praxiserprobtes Instrument zur Einschätzung psychischer Belastungen. Die Befragung umfasst 27 Fragen aus sechs Themenbereichen.
Die Auswertung der Antworten dient der ersten Einschätzung der Belastungsschwerpunkte. Sie ist die Arbeitsgrundlage für einen anschließenden Workshop, in dem sich wichtige Handlungsbedarfe formulieren und Maßnahmen zur Verbesserung ableiten lassen.
Für das schrittweise Vorgehen steht Ihnen die Checkliste "Planung und Steuerung – Gefährdungsbeurteilung der psychischen Belastung" zur Verfügung.
Die Befragung einrichten und auswerten
Was muss vorab geklärt werden?
Was muss vorab geklärt werden?
Die Befragung eignet sich für kleine und mittelgroße Betriebe. Mit mindestens 10 zur Teilnahme eingeladenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen kann die Anonymität der Teilnehmenden bei der Befragung gewahrt werden. Die Gesamtauswertung kann erstellt werden, wenn mindestens 5 Mitarbeitende den Fragebogen beantwortet haben und die Mindestrücklaufquote von 30 Prozent erreicht wurde. Ob diese in Voll- oder Teilzeit oder in einem Ehrenamt, im Rahmen eines Praktikums oder Werkstudiums beschäftigt sind, spielt dabei keine Rolle.
Die Online-Befragung läuft im Web-Browser auf PC, Tablet oder Smartphone. Sie wird einfach über einen Link oder QR-Code aufgerufen und ist intuitiv bedienbar. Der Fragebogen steht derzeit ausschließlich in deutscher Sprache zur Verfügung. Tipp: Die Übersetzungsfunktion im Browser benutzen.
Um die Befragung einzurichten, müssen Sie Ihren Betrieb einer der vorgegebenen Branchen zuordnen. Für jede Branche sind im Befragungs-Tool Listen mit Berufsgruppen hinterlegt, die sich nicht ändern lassen. Wählen Sie anhand dieser Listen eine Branche, die Ihren Betrieb am besten abbildet.
- Alten- und Pflegeheime
- Haustechniker oder Haustechnikerin
- Hauswirtschaftler oder Hauswirtschaftlerin
- Pflegefachfrau oder Pflegefachmann
- Pflegehelfer oder Pflegehelferin
- Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter
- Referentin oder Referent
- Psychologe oder Psychologin
- berufserfahrene Mitarbeitende ohne formalen Abschluss
- Ambulante Altenpflege
- Hauswirtschaftler oder Hauswirtschaftlerin
- Pflegefachfrau oder Pflegefachmann
- Pflegehelfer oder Pflegehelferin
- Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter
- Referentin oder Referent
- Psychologe oder Psychologin
- berufserfahrene Mitarbeitende ohne formalen Abschluss
- Beratung und Bildung
- Lehrerin oder Lehrer bzw. Sonderpädagoge oder Sonderpädagogin
- Sozialarbeiter oder Sozialarbeiterin bzw. Sozialpädagoge oder Sozialpädagogin
- Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter
- Erzieherin oder Erzieher
- Erziehungshelfernin oder -helfer bzw. pädagogische Helferin oder pädagogischer Helfer
- Heilerziehungspflegerin oder -pfleger
- Heilerziehungspflegerhelferin oder -helfer
- Referentin oder Referent
- Psychologe oder Psychologin
- berufserfahrene Mitarbeitende ohne formalen Abschluss
- Einrichtungen der Behindertenhilfe
- Fachkraft für Arbeits- und Berufsförderung
- Haustechniker oder Haustechnikerin
- Hauswirtschaftler oder Hauswirtschaftlerin
- Mitarbeiter oder Mitarbeiterin im Fahrdienst
- Sozialarbeiter oder Sozialarbeiterin bzw. Sozialpädagoge oder Sozialpädagogin
- Erziehungshelferin oder -helfer bzw. pädagogische Helferin oder pädagogischer Helfer
- Heilerziehungspflegerin oder -pfleger
- Heilerziehungspflegerhelferin oder -helfer
- Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter
- Referentin oder Referent
- Psychologe oder Psychologin
- berufserfahrene Mitarbeitende ohne formalen Abschluss
- Einrichtungen für Kinder und Jugendliche
- Erzieherin oder Erzieher
- Haustechniker oder Haustechnikerin
- Lehrerin oder Lehrer bzw. Sonderpädagoge oder Sonderpädagogin
- Sozialarbeiter oder Sozialarbeiterin bzw. Sozialpädagoge oder Sozialpädagogin
- Erziehungshelferin oder -helfer bzw. pädagogische Helferin oder pädagogischer Helfer
- Heilerziehungspflegerin oder -pfleger
- Heilerziehungspflegerhelferin oder -helfer
- Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter
- Referentin oder Referent
- Psychologe oder Psychologin
- berufserfahrene Mitarbeitende ohne formalen Abschluss
- Geschäfts- und Verwaltungsstellen
- Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter
- Referentin oder Referent
- Psychologe oder Psychologin
- berufserfahrene Mitarbeitende ohne formalen Abschluss
- Krankenhäuser und Kliniken
- Arzt oder Ärztin
- Haustechniker oder Haustechnikerin
- Hauswirtschaftler oder Hauswirtschaftlerin
- Laborantin oder Laborant
- Medizintechniker oder Medizintechnikerin
- Medizinischer Technologe oder Medizinische Technologin (z.B. MTA)
- Pflegefachfrau oder Pflegefachmann
- Pflegehelfer oder Pflegehelferin
- Therapeutin oder Therapeut
- Rettungssanitäter oder Rettungssanitäterin und Notfallsanitäter oder Notfallsanitäter
- Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter
- Referentin oder Referent
- Psychologe oder Psychologin
- berufserfahrene Mitarbeitende ohne formalen Abschluss
- Rehakliniken
- Arzt oder Ärztin
- Haustechniker oder Haustechnikerin
- Hauswirtschaftler oder Hauswirtschaftlerin
- Laborantin oder Laborant
- Medizintechniker oder Medizintechnikerin
- Medizinischer Technologe oder Medizinische Technologin (z.B. MTA)
- Pflegefachfrau oder Pflegefachmann
- Pflegehelfer oder Pflegehelferin
- Therapeutin oder Therapeut
- Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter
- Referentin oder Referent
- Psychologe oder Psychologin
- berufserfahrene Mitarbeitende ohne formalen Abschluss
- Wohnen und Betreuen
- Erzieherin oder Erzieher
- Haustechniker oder Haustechnikerin
- Hauswirtschaftler oder Hauswirtschaftlerin
- Lehrerin oder Lehrer bzw. Sonderpädagoge oder Sonderpädagogin
- Mitarbeiter oder Mitarbeiterin im Fahrdienst
- Pflegefachfrau oder Pflegefachmann
- Pflegehelfer oder Pflegehelferin
- Sozialarbeiter oder Sozialarbeiterin bzw. Sozialpädagoge oder Sozialpädagogin
- Erziehungshelferin oder -helfer bzw. pädagogische Helferin oder pädagogischer Helfer
- Heilerziehungspflegerin oder -pfleger
- Heilerziehungspflegerhelferin oder -helfer
- Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter
- Referentin oder Referent
- Psychologe oder Psychologin
- berufserfahrene Mitarbeitende ohne formalen Abschluss
Wie ist der Ablauf?
Wie ist der Ablauf?
Legen Sie zunächst fest, welche Mitarbeitenden online und welche mit einem Papierfragebogen an der Befragung teilnehmen.
Die Befragung können Sie in 5–10 Minuten anlegen. Den Fragebogen auszufüllen dauert 8–10 Minuten.
Zusätzlich zur Gesamtauswertung können Sie nach Abteilungen oder beispielsweise nach Berufsgruppen getrennt auswerten. Auch diese Untergruppen müssen jeweils ausreichend groß sein, weil sie erst ab 5 vollständig ausgefüllten Fragebögen separat ausgewertet werden. Eine zu geringe Teilnahme in den Untergruppen kann dazu führen, dass einzelne Fragebögen aus der Gesamtauswertung herausfallen.
- Teilnahme vor Ort oder im privaten Bereich?
- Teilnahme über mobile Geräte oder stationäre PCs?
- Einladung per E-Mail oder schriftlich mit QR-Code?
- Einladung an die betriebliche oder die private Adresse?
- Erstellen Sie eine Liste mit den Namen der Beschäftigten, die zur digitalen Teilnahme eingeladen werden, und denjenigen, die einen Papierfragebogen erhalten – so lassen sich doppelte Teilnahmen verhindern.
- Planen und kommunizieren Sie, wie und von wem die schriftlichen Antworten für die Auswertung digitalisiert werden.
- Stellen Sie verschlossene, ausreichend dimensionierte Urnen oder Briefkästen für die Abgabe bereit – um die Anonymität sicherzustellen, sollen die Behälter nicht zwischendurch, sondern erst nach Ablauf der Befragung geleert werden.
Das Befragungs-Tool befindet sich im Formular-Center unter "Meine BGW". Falls Sie noch kein Meine-BGW-Konto haben, können Sie sich schnell und einfach online registrieren. Jetzt können Sie die Befragung anlegen:
- Erfassen Sie einige Daten zum Betrieb.
- Legen Sie Abteilungen und Arbeitsbereiche fest, die an der Befragung teilnehmen sollen.
- Geben Sie die Ansprechpersonen ein.
- Setzen Sie Start- und Endtermin fest – als Zeitraum empfehlen sich etwa 3 Wochen. Der Starttermin wird bei der Einrichtung fest eingestellt. Der Endtermin lässt sich bei Bedarf nachträglich verlängern.
- Wählen Sie die Anzahl der benötigten Fragebögen – die eingestellte Anzahl lässt sich nachträglich nicht mehr ändern.
Fragebögen ausgeben – die richtige Anzahl finden
Das Tool zur Befragung und Auswertung orientiert sich dabei an den Gegebenheiten in kleinen und mittelgroßen Betrieben:
- Mindestens 10 Personen müssen zur Teilnahme eingeladen werden, um die Befragung anzulegen.
- Wählen Sie Untergruppen nicht zu klein: Mindestens 5 der eingeladenen Personen müssen teilnehmen, damit die Teilauswertung aktiviert werden kann.
- Technisch ist die Zahl der Teilnehmenden nach oben nicht begrenzt: Kalkulieren Sie aber bei hohen Teilnahmezahlen ausreichend Zeit ein für die Verteilung der QR-Codes/Links und die manuelle Übertragung der Papierfragbögen ins Befragungs-Tool.
Start und Ende – einen geeigneten Zeitraum auswählen
- Legen Sie die Befragung nicht in gefragte Urlaubszeiten oder in Zeiten mit saisonalen Arbeitsspitzen.
- Behalten Sie die Teilnahmequote während der Befragung im Blick und erinnern Sie bei einer niedrigen Rücklaufquote an die Teilnahme.
- Wenn nötig, verlängern Sie den Befragungszeitraum.
Die Fragebögen können Sie aus dem Befragungs-Tool schnell und einfach drucken. Diese müssen für die Auswertung nachträglich über die zugehörigen Links digital erfasst werden.
Wenn Sie beide Varianten – Online- und Papierfragebögen – in einer Befragung verwenden, müssen ausreichend Teilnahme-Links/QR-Codes für die Papierfragebögen reserviert sein. So stellen Sie sicher, dass keine Fragebögen verlorengehen und jede Person nur einmal teilnehmen kann:
- die Teilnahmelinks/QR-Codes einzeln per E-Mail versenden, beziehungsweise gedruckte QR-Codes einzeln verteilen
- die ausgedruckten Fragebögen verteilen oder per Post versenden
- auf der Liste die Teilnahmelinks/QR-Codes die für die ausgedruckten Fragebögen reservierten Links markieren
Sie möchten Ihre Befragung ganz oder teilweise auf Papier durchführen? Das Befragungs-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, ausdruckbare Fragebögen zu erzeugen. Das Befragungs-Tool ist die Grundlage Ihrer Befragung, auch wenn Sie ausschließlich Papierfragebögen verwenden möchten.
- Das Befragungs-Tool befindet sich im Formular-Center unter "Meine BGW".
- Die Papierfragebögen werden aus der Online-Befragung erstellt:
- Anzahl der zur Teilnahme eingeladenen Personen festlegen und Befragung anlegen
- Button "Befragung einrichten" klicken
- Button "Ausdruckbare Fragebögen erzeugen" klicken
- Für jede teilnehmende Person erstellt das Befragungs-Tool einen individuellen QR-Code/Link.
- Die QR-Codes/Links können Sie dort separat als Liste herunterladen.
- Nach dem Einsammeln der Papierfragebögen ordnen Sie jedem einen QR-Code/Link aus dieser Liste zu und übertragen die Antworten in das Befragungs-Tool.
- Die Übertragung führen Sie als organisierende Person durch – alle Teilnehmenden bleiben anonym.
Die Anzahl der zur Teilnahme eingeladenen Personen wird bei der Einrichtung der Befragung festgelegt und kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Berücksichtigen Sie also unbedingt die Zahl der Personen, die per Papierfragebogen teilnehmen sollen, von Anfang an bei der Gesamtzahl.
Nachdem alle zurückgekommenen Papierbögen online nacherfasst wurden, fließen die Daten in die Gesamtauswertung ein und die Befragung kann vollständig ausgewertet werden. Planen Sie für die Zuordnung der Papierfragebögen zu den QR-Codes/Links und die manuelle Übertragung der Antworten auf allen Papierfragebögen in das Befragungs-Tool die erforderliche Zeit ein.
Zur Auswertung gelangen Sie, indem Sie die Befragung abschließen. Mit der Auswertung kann im Befragungs-Tool zum festgelegten Endtermin begonnen werden. Wichtig: Falls Sie auch Papierfragebögen verwendet haben, müssen deren Antworten vor dem Abschließen der Befragung über die zugehörigen Links in das Befragungs-Tool übertragen werden.
Dann können Sie die Befragung abschließen. Klicken Sie auf „Begonnene Befragungen“, um zur Übersicht Ihrer offenen Befragungen zu gelangen. Wählen Sie dort die Befragung aus, die Sie abschließen möchten und prüfen Sie zunächst die Teilnahmequote.
Teilnahmequote prüfen: Die Auswertung kann erst erstellt werden, wenn mindestens 30 Prozent der ausgegebenen Fragebögen zurückgekommen sind und gleichzeitig mindestens fünf Fragebögen vollständig ausgefüllt wurden. Gruppenauswertungen sind nur möglich, wenn in der jeweiligen Gruppe mindestens fünf Personen teilgenommen haben. Diese Bedingungen sollen die Anonymität der Befragung sicherstellen.
Wenn der Mindestrücklauf für die Gesamtauswertung noch nicht erreicht ist oder, wenn Sie noch einen höheren Rücklauf für Teilauswertungen erreichen wollen, können Sie die Befragung verlängern.
Befragung abschließen: Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, klicken Sie auf „Abschließen“.
Ergebnisdarstellung: Die Ergebnisse stehen ausschließlich als PDF-Bericht zur Verfügung. Rohdaten können nicht bereitgestellt werden. Die Ergebnisse sind tabellarisch zusammengefasst und werden grafisch dargestellt:
- Das Gesamtergebnis aller beantworteten Fragebögen
- Die Teilergebnisse der festgelegten Abteilungen und Arbeitsbereiche
- Die Teilergebnisse nach Hierarchieebenen und Berufsgruppen
Um die Anonymität der Teilnehmenden sicherzustellen, gelten für die Auswertung Mindestanforderungen an die Teilnahmequote und die Anzahl der ausgefüllten Fragebögen.
- Eine Gesamtauswertung kann erstellt werden, wenn die Mindestrücklaufquote von 30 Prozent erreicht wurde und mindestens 5 Fragebögen vorliegen.
- Aber Achtung: Unter Umständen können bestimmte Fragebögen aus zu kleinen Gruppen auch aus der Gesamtauswertung herausfallen, damit hier die Anonymität gewahrt bleibt.
- Teilauswertungen können für Gruppen erstellt werden, in denen mindestens 5 Personen teilgenommen haben.
- Kleinere Gruppen werden in der Gesamtauswertung berücksichtigt, wenn sie zusammen mindestens 5 Fragebögen als Rücklaufzahl erreichen.
- Hinweis: Sind es weniger als 5 Fragebögen, die sich auf einzelne Gruppen verteilen, können diese auch in der Gesamtauswertung nicht berücksichtigt werden.
Sobald alle Fragen geklärt sind, klicken Sie auf „Befragung einrichten“. Legen Sie dort Bereiche und Zeitraum fest und prüfen Sie alle Einstellungen sorgfältig: Nach dem Start können die Parameter nicht mehr geändert werden.
Hier finden Sie Ihre eingerichteten, noch nicht abgeschlossenen Befragungen. Sie können den Fortschritt verfolgen, Einstellungen anpassen und nach Ablauf die Befragung abschließen.
Hier werden Ihnen die abgeschlossenen Befragungen angezeigt, nachdem Sie auf „Abschließen“ geklickt haben. Sie erhalten hier die Auswertungen, die im anschließenden Workshop und für die Gefährdungsbeurteilung verwendet werden.
Die Arbeitsmaterialien zur Befragung
Download: Checkliste und Info-Poster
Die Arbeitsmaterialien zum Auswertungs-Workshop
Download: Arbeitsmaterial für den Workshop
Unterstützung und Beratung
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