Arbeitsschutz als Managementaufgabe BGW magazin - 2/2022

©

privat

Julia Schäfer hat gut lachen: Hinter ihr an der Wand hängt das BGW-Siegel und das ermöglicht einen Rabatt auf kostenpflichtige BGW-Leistungen wie Seminare oder Beratungen. Mit der BGW-Card 50 erhält die KJF Fachklinik Prinzregent Luitpold sogar eine Vergünstigung von 50 Prozent.

Schäfer ist Assistentin der Verwaltungsleitung in der Einrichtung, die zur Katholischen Jugendfürsorge der Diözese Augsburg e. V. (KJF Augsburg) gehört. Sie übernimmt regelmäßig Aufgaben der Verwaltungsleitung, kümmert sich um Arbeitssicherheit, Datenschutz und Qualitätsmanagement (QM). Auch das Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) hat sie vorangetrieben: Bei erster Sichtung der Anforderungen für BGW AMS haben wir festgestellt, dass wir viele Kriterien schon erfüllten.

Auch Kleine können vieles erreichen

Mit rund 120 Mitarbeitenden und ebenso vielen Reha-Betten ist die Allgäuer Klinik eher klein. Etwa 1.000 junge Patientinnen und Patienten werden hier jedes Jahr be­handelt. Sie kommen mit psychosomatischen Erkrankungen, aber auch Adipositas oder Diabetes. Zum multiprofessionellen Team, das sich um sie kümmert, gehören auch pädagogische Fachkräfte, zum Beispiel für die Betreuung in Tagesgruppen.

Julia Schäfer erzählt: Wir hatten uns um den BGW-Gesundheitspreis 2019 beworben. Bei der Preisverleihung waren wir von den großen Kliniken, deren Budgets und Projekten beeindruckt. Doch auch mit unseren begrenzten Mitteln konnten wir einiges bewirken. Hierfür haben wir von der BGW einen Sonderpreis erhalten. Die 5.000 Euro Preisgeld für BGW-Beratungsleistungen haben wir gern genutzt. Dadurch kam der Stein für das Arbeitsschutzmanagement ins Rollen, denn der Berater, mit dem die KJF Klinik das Projekt "Wir WUPPen das" zum wertschätzenden Umgang mit psychischen und persönlichen Belastungen ins Leben gerufen hat, wies auf das Gütesiegel für BGW AMS hin.

Prozesse entwickeln – Verbesserungen bewirken

Ich muss zugeben, dass ich den Aufwand zunächst unterschätzt habe, sagt Schäfer. Man muss schon Zeit investieren, um einen Nutzen aus der Einführung eines Arbeitsschutzmanagementsystems zu ziehen. Dass zuvor manche Arbeitsschutzthemen nur als "Pflichtprogramm" wahrgenommen wurden, hatte Einrichtungs- und Verwaltungsleiter Thomas Schmoltner schon länger gestört. QM und Arbeitsschutz sind eine Chance, Prozesse weiterzuentwickeln, Abläufe zu erleichtern und die Effizienz zu steigern. Das verbessert auch die Arbeitsbedingungen.

So werden Lösungen möglich, die Mitarbeitende entlasten. Wie der höhenverstellbare Schreibtisch, der in einem geteilten Büro Beschäftigten mit unterschiedlicher Körpergröße zugutekommt. Oder die zentrale Veröffentlichung von Besprechungsergebnissen, die nun verhindert, dass Mitarbeitende zu unterschiedlichen Zeitpunkten und auf unterschiedlichen Wegen informiert werden – zuvor ein Belastungsfaktor. Mit geeigneten Prozessen, Strukturen und Festlegungen sind solche Verbesserungen kein Zufallsprodukt, sondern die Regel.

Nachjustieren ist möglich

Von der Einreichung der Unterlagen für BGW AMS bis zum Tag der Vor-Ort-Begutachtung im November 2021 verging einige Zeit, erzählt Julia Schäfer. Ich bekam zunächst von der BGW Hinweise auf Nachbesserungsbedarf. Manches hatten wir zum Beispiel nicht ausreichend verschriftlicht. Die Begutachtung der Unterlagen zeigte dann eine Abweichung beim Prozess der Gefährdungsbeurteilung auf, die wir aber noch lösen konnten. 

Das abschließende achtstündige Audit – kostenlos wie das gesamte Verfahren – hatte intern zuvor für Unsicherheit gesorgt. Aber das war nicht nötig. Wir hätten uns auch 14 Stunden unterhalten können, so kurzweilig waren die Gespräche und der Rundgang mit dem Gutachter, berichtet Schäfer.

Projektteam bilden

Anderen Einrichtungen rät sie, die Einführung des AMS und die Erstellung der Unterlagen von vornherein im Team zu bearbeiten und einen Projektplan dafür aufzustellen. Unser Vorteil war das bereits vorhandene QM, an das sich andocken ließ, sagt Schäfer. Bei unserer Qualitätsgrundnorm QMS-Reha ist betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) als ein Pflichtprozess integriert. Für das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) gibt es zudem gute Vorgaben von unserem Verband. Deshalb haben wir BGW AMS gleich mit BGM und BEM begutachten lassen – das hat uns schließlich die BGW-Card 50 anstelle eines Rabatts von nur 25 Prozent ermöglicht. 

Jetzt soll das BGW-Bildungsprogramm im Haus bekannt gemacht werden. Dessen Umfang war uns vorher nicht bewusst. Es gibt uns die Möglichkeit, unseren Fortbildungsplan, der an ein begrenztes Budget gebunden ist, zu erweitern, sagt Thomas Schmoltner.

Am Thema weiterarbeiten

Zu tun gibt es einiges, denn ein Begutachtungsprozess zeigt auch Schwachstellen und Verbesserungspotenziale auf, betont Julia Schäfer. Man muss sich in die Karten schauen lassen und die Ergebnisse annehmen. Die KJF Klinik setzt zunächst bei den Führungskräften an. Sie sollen zur Gefährdungsbeurteilung geschult werden – nicht nur zu ihren Pflichten, sondern vor allem auch dazu, was sie damit bewirken können.

Noch einen Tipp für andere Einrichtungen hat die KJF Fachklinik Prinzregent Luitpold: frühzeitig prüfen, ob die verbandsweite Einführung eines Arbeitsschutzmanagements möglich ist. In Scheidegg hat man den Träger jedenfalls mit dem eigenen Vorgehen beeindruckt.