Bearbeiterin/Bearbeiter (m/w/d) Service und Rechnungsbearbeitung

Deine Aufgaben:

• Zu den Aufgaben gehören die Zuordnung, Bearbeitung und Verteilung von Posteingängen sowie die Verwaltung von Akten und Archivbeständen. Durchführung von Scanprozessen einschließlich Validierung, Signierung und Archivierung sowie Bearbeitung von Fehlscans.
• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost (Post, Zeitungen, Paletten, Fax und E-Mail) einschließlich Abholung, Sortierung, Verteilung und Versandvorbereitung. Übernahme administrativer Aufgaben wie die Überwachung des Portoguthabens, die Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und die Führung von Statistiken.
• Prüfung der Art der Posteingänge sowie deren Bearbeitung und Zuordnung. Erfassung, rechnerische Prüfung, Kontierung und Anweisung von Rechnungen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Unterstützung bei Catering und Veranstaltungen im Haus.
• Vorlage von Vorgängen bei den zuständigen Personen im Haus.
• Betreuung und Koordination von Besucherinnen und Besuchern am Empfang sowie Feststellung des Besuchszwecks und Benachrichtigung der zuständigen Ansprechpersonen. Annahme und Koordination von Anrufen sowie Bearbeitung von Telefonrückläufern und gegebenenfalls Vermittlung von Auslandsgesprächen.

Dein Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder kaufmännischen Beruf oder eine abgeschlossene Berufsausbildung mit mehrjähriger Verwaltungserfahrung.
• Du verfügst über Anwendungskenntnisse in MS Office.
• Kenntnisse in BG-Standard bringst du mit oder bist bereit, diese zu erwerben
• Du besitzt einen Führerschein der Klasse B.
• Du bist körperlich belastbar.
• Du arbeitest wertschätzend und vertrauensvoll mit anderen am gemeinsamen Erfolg.
• Du setzt Ressourcen gesundheitsfördernd und effizient ein.
• Du überzeugst durch offene, wirkungsvolle und zeitgemäße Kommunikation.
• Du stellst Kundinnen und Kunden in den Mittelpunkt deines beruflichen Handelns.
• Du leistest durch dein zielgerichtetes Handeln einen nachhaltigen Beitrag zum Arbeits- und Gesundheitsschutz.
• Du triffst überlegte, ergebnisorientierte Entscheidungen und stehst dazu.
• Du bist in der Lage, Sachverhalte zu durchdringen.
• Du bist motiviert, die Aufgaben in den Bereichen Service und Rechnungsbearbeitung erfolgreich auszuführen.
• Du bist bereit, dich weiterzubilden.
• Dienstreisen stellen für dich kein Problem dar. Diese werden frühzeitig angekündigt bzw. sind planbar.

Sonst noch wichtig:

• Es ist eine Stelle zu besetzen.
• Die BGW fördert Vielfalt.
• Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
• Die Stelle ist teilzeitgeeignet. Bei Vollzeit beträgt die wöchentliche Arbeitszeit 39 Stunden.
• Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 BG-AT und beträgt – abhängig von der individuell berücksichtigungsfähigen Berufserfahrung – zwischen 41.094,30 € (Stufe 1) und 51.067,90 € (Stufe 7) p. a. bei Vollzeit.
• Dir wurde die Stelle von einem oder einer Mitarbeitenden der BGW empfohlen? Dann schicke diese Empfehlungskarte bitte ausgefüllt innerhalb der Ausschreibungsfrist an das Postfach bringafriend@bgw-online.de.

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