Gruselkabinett in Video-Konferenzen #12 BGW-Podcast "Herzschlag - Für ein gesundes Berufsleben"

Block 01: Begrüßung und Einleitung

Moderator: Die Pflege ist ein Berufsfeld, in dem viel angepackt wird. Der persönliche Kontakt zu den Patienten ist essentiell und körperlicher Kontakt spielt dabei eine große Rolle. Besonders in Zeiten der Pandemie haben wir alle aber auch gemerkt, wie digitalaffin die Pflege sein kann. Die digitalen Kommunikationswege, die haben inzwischen in allen Branchen Einzug erhalten, eben auch in vielen Einrichtungen des Gesundheitswesens und wurden damit für ganze Teams zu neuen Kanälen für Absprachen und Abstimmungen für den Berufsalltag. Wie sieht es beim Thema Videokonferenz in Pflegeberufen aus? Ein souveränes Auftreten über die Videokamera sollte jeder beherrschen, damit die digitale Konferenz nicht zum Gruselkabinett mutiert. Welche Grundregeln gelten für das Miteinander via Video? Genau darüber wollen wir heute sprechen. Ich bin Ralf Podszus und ich freue mich, dass Sie mit dabei sind.

(Podcast-Opener)

Block 02: Interview mit Monika Matschnig

Moderator: Auf einmal geht die Webcam an und wir sind mittendrin in der Videokonferenz. Für einige ein absoluter Horror, für andere eine wirkliche Erleichterung. Woran liegt das? Darüber spreche ich mit Monika Matschnig, Sie sind die Expertin auf dem Gebiet der Körpersprache und geben auch Videotrainings, damit es mit der Videokonferenz im Beruf besser funktioniert. Hallo, Frau Matschnig!

Monika Matschnig: Hallo.

Moderator: 2020 hat unsere Abläufe im Job ganz schön auf den Kopf gestellt. Ich bin als Moderator und Journalist täglich mit Videokonferenzen konfrontiert, auch schon vor Corona. In Pflegeberufen sieht das etwas anders aus. Corona hat dafür gesorgt, dass viele Mitarbeitende im Gesundheitsdienst nun auch regelmäßig an Videokonferenzen teilnehmen, teilnehmen müssen. Und genau das stellt viele vor ganz neue Herausforderung. Diese Podcast-Folge, die heißt "Gruselkabinett in Videokonferenzen", das ist natürlich lustig gemeint, aber bei vielen ist die Videokonferenz echt unbeliebt. Warum?

Monika Matschnig: Das hat mehrere Faktoren. Also jeder kennt zurzeit das Dilemma, dass man wahnsinnig schnell ermüdet. Man spricht ja auch schon von Zoom-fertig, von dieser Müdigkeit. Und das hat aber spezielle Gründe. Zum einen kommt es bei Videokonferenzen zu einer nonverbalen Überforderung. Es ist nicht mehr die übliche Atmosphäre wie in einem Face-to-Face-Gespräch vorhanden, sondern plötzlich nimmt man so ganz viele virtuelle Boxen wahr auf dem Laptop und ich bin nicht mehr in der Lage, die Gesamtheit zu überblicken. Und ich muss jede einzelne Box ansehen, damit ich weiß, wie fühlt er sich, welche Reaktion ist da vorhanden oder ist überhaupt keine Reaktion vorhanden? Gleichzeitig aber sehe ich mich selbst sehr häufig und der Fokus wird dann wieder auf mich selbst gerichtet und ich versuche dann wieder gut-, oder mich zu optimieren und besser zu wirken. All das führt zu einer Überforderung. Wenn ich dann spreche, habe ich natürlich die Aufgabe, den Blickkontakt zu halten. Das heißt dann, ich muss in die Laptop-Kamera blicken. Gleichzeitig aber sehe ich nicht, wie die Menschen reagieren auf das, was ich sage. Das bedeutet, auch hier entsteht eine kognitive Dissonanz. Und all diese Faktoren führen einfach dazu, dass das Gehirn wesentlich schneller ermüdet.

Moderator: Also eine Videokonferenz, die kann schon echt anstrengender sein als ein Face-to-Face-Meeting. Gibt es da noch andere Faktoren?

Monika Matschnig: Oh ja, es gibt auch noch andere Faktoren. Und ein wichtiger Punkt, den ich noch nicht erwähnt habe ist, man weiß nicht, wann man sprechen sollte. Das flüssige Gespräch geht verloren. Entweder spricht keiner oder es sprechen alle gleichzeitig und man muss dann plötzlich ganz intensiv winken oder räuspern, damit man doch einmal zu Wort kommt.

Moderator: Ich habe Videokonferenzen erlebt, bei denen Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner komisch in eine ganz andere Richtung und nicht in die Nähe der Kamera geguckt haben. Oder wo überforderte Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Hälfte der Zeit damit beschäftigt waren, ihre Kopfhörerkabel richtig in das Notebook zu stecken. Haben Sie in den letzten Monat eine Videokonferenz erlebt, die so gar nicht richtig lief?

Monika Matchnig: Leute, es hat ausgesehen als wäre das Badezimmer von Covid-19 befallen gewesen. Die haben sich wahrscheinlich tagelang nicht mehr gekämmt und nicht mehr rasiert, die anderen sind wiederrum gerade von der Selbstoptimierungseinheit gekommen, noch mit Stirnband und der Schweiß triefte noch über das Gesicht. Die anderen haben dann wieder gelümmelt, bei den nächsten hat man dann wirklich immer nur noch die Stirn gesehen. Also man hat auch schmutzige Kaffeetassen gesehen und Bananenschalen und Essensreste, also so ziemlich alles, was ein No-Go ist.

Moderator: Rumgelümmelt finde ich auch sehr schön. Die Videokonferenz, die bringt also einige Tücken mit sich. Aber auch hier gilt, Übung macht den Meister. Wie unterscheidet sich denn das Auftreten vor der Kamera von meiner Körpersprache im Alltag, also worauf sollte man achten?

Monika Matschnig: Wenn Sie im Home-Office sind und Sie haben eine Videokonferenz, dann ist das eine berufliche Situation und keine private Situation. Das bedeutet, Sie sollen bewusst in die Rolle des Mitarbeiters schlüpfen. Das bringt dann schon enorm viel. Aber worauf sollte ich nun achten? Es gibt Unterschiede. Und zwar Kleidung, man sollte wirklich darauf achten, dass man äußerlich angemessen gekleidet ist. Es muss alles sauber sein, es ist auch gut, wenn man wirklich auch gekämmt ist, vielleicht auch darauf achtet, dass man nicht irgendwie verknittert möglicherweise dreinschaut. Ein anderer Punkt ist natürlich, der Fokus vorhanden, dass man immer permanenter Beobachtung steht. Deshalb sollten wir das Verhalten, was man an den Tag legt, immer wieder kontrollieren. Und so kleine Dinge wie ein Lächeln, dass man aussendet, kehrt auch wieder zurück. Lächeln Sie. Und auch bei einer Videokonferenz, Gesten. Auch hier sollte man gestikulieren, aber man sollte darauf achten, dass man die Gesten sehr stark reduzieren sollte, weil dadurch passiert nämlich, wenn ich sehr viel und intensiv mit den Gesten spreche, dass ich mein Gegenüber mit meinen Gesten förmlich erschlage. Aber Gesten ja, dadurch wird auch die Stimme dynamischer, dann ist alles auch okay. Es gibt einen Management-Berater, der sagt den schönen Satz, von der Ferne sieht man die Anmut, von der Nähe jede kleinste Pore. Und das ist natürlich nicht schön. Wenn man wirklich so ganz nahe bei der Laptop-Kamera ist, wird jede Zuckung verstärkt. Deshalb immer darauf achten, dass man zumindest den Oberkörper wahrnimmt, somit sieht der Mensch mehr auch von dem gesamten Körper und er kann auch leichter nachvollziehen, was gesagt wird, weil er auch die Hände wahrnimmt und das Gesagte einfach durch die Hände auch unterstrichen wird.

Moderator: Der große Vorteil bei der Videokonferenz ist natürlich, ich muss keinen Mundschutz tragen, man sieht also mein Lächeln und kann mich, wenn die Verbindung gut ist, auch prima verstehen. Wieso ist es trotzdem schwieriger, über die Kamera Sympathiepunkte zu sammeln und wie kann ich das richtig machen?

Monika Matschnig: Es sollte uns immer klar sein, es entsteht hier eine Zeitverzögerung. Wenn ich reingehe, in Stimmung bringen, ein Lächeln aufsetzen, die Menschen abholen, mit denen vielleicht ganz kurz, ganz kurz, ich betone kurz, Smalltalk machen, eine Verbindung herstellen, vielleicht mal fragen, wie es denen auch wirklich geht und dann auch wirklich zur Sache kommen.

Moderator: Gibt es ein paar besondere Regeln für Führungskräfte? Also wie kann ich zum Beispiel als Chef meine Vorbildfunktion aus der Ferne im Video aufrechterhalten?

Monika Matschnig: Er hat die Vorbildfunktion und er sollte auch so auftreten, wie man normalerweise direkt im Unternehmen auftreten sollte. Auf der anderen Seite ist es wichtig, dass man einfach klare Regeln etabliert. Die Regeln sind, wenn es eine Videokonferenz gibt, dann ist das Smartphone aus. Und man hat ja festgestellt jetzt in Studien, dass in Videokonferenzen über 50 Prozent nicht immer vollständig im Meeting sind. Sondern was machen sie sehr gerne? Sie scrollen in Social Media herum, schreiben E-Mails, es gibt sogar Leute, die kochen. Deshalb ist die weitere Regel einfach vorhanden, Video einschalten. Man muss einfach gesehen werden. Die Technik muss im Vorfeld bei jedem Einzelnen gecheckt werden und das sind einfach so Agenda, die sollte man im Team gemeinsam einfach erarbeiten und das sind die Hauptregeln für Videokonferenzen. Und die Führungskraft hat natürlich die Aufgabe, dass sie diese auch einhält.

Moderator: Ich hoffe mal, dass bei dieser Studie jetzt nicht unbedingt die Menschen, die gekocht haben, jetzt Köche waren und das vielleicht sogar berufsbedingt machen mussten, wenn sie in der Videokonferenz-. Gibt es sonstige Dinge zu beachten, damit eine Videokonferenz möglichst effektiv abläuft? Zum Beispiel eine begrenzte Personenanzahl, ein Zeitplan, solche Dinge?

Monika Matschnig: Ich sage immer den Satz: Show up, speak up, shut up. In der Kürze liegt die Würze. Videokonferenzen sollten kurz sein und effektiv. Sie werden aber sehr lange in die Länge gezogen und bringen im Grunde genommen nichts. Wenn da eine klare Agenda vorliegt und man weiß, man hat jetzt nur 20 Minuten Zeit für bestimmte Punkte, dann sind Menschen auch motiviert und bemühen sich, dass sie auch wirklich den Punkt finden. Wenn ich ein Meeting habe mit weniger Leuten, dann kann ich das wunderbar moderieren als Führungskraft. Und ich muss dann einfach vorgeben, wer wann etwas sagt und welche Punkte besprochen werden müssen. Wenn ich die Aufgabe habe, wenn es möglicherweise 20 Leute sind oder 30 Leute sind, dann sollte ich darauf achten, dass die Führungskraft im Hauptfokus ist, die anderen können von mir aus auch mal weggeschaltet werden, ich sollte eine gute Performance liefern und wichtig wäre auch-, sehr häufig werden PowerPoints gezeigt oder irgendwelche Charts. Meine Devise lautet immer, achten Sie darauf, dass die PowerPoint 50 Prozent groß ist und Sie auch, ansonsten sieht man immer die Person irgendwo klein im Eck. Und der Stargast ist die PowerPoint, PowerPoint macht doof, sondern es ist immer wichtiger, dass der jeweilige Mensch, der das präsentiert, im Hauptfokus ist. Und weniger ist mehr. Also eine PowerPoint sollte wirklich auch so quasi auf einen Blick erkennbar sein, alles andere wäre sonst ein Hand-out. Und das bedeutet eine gute Vorbereitung. Ich muss wirklich wissen, was ich sage und von Anfang bis Ende sollte ich eine gute Vorbereitung haben, damit die Botschaft auch auf den Punkt gebracht wird.

Moderator: Und wie viele sollen so maximal drin sein? Gibt es da auch eine Faustregel?

Monika Matschnig: Das ist sehr unterschiedlich, je nachdem, was man macht. Ich habe auch Vorträge, da habe ich dann plötzlich 1.500 Mitarbeiter drinnen. Wenn das der Fall ist, dann gibt es bei mir auch zusätzlich einen Moderator, der sammelt dann mögliche Fragen und im Nachhinein werden dann die Fragen gefiltert und ich beantworte auch die Fragen. Aber ich muss mich komplett ausblenden, ich bin da im Hauptfokus. Wenn es aber darum geht, dass ich ein Webinar halte und ich interaktiv mit den Menschen arbeite, dann funktioniert das ganz gut, so sechs bis acht Leute, aber dann wird es schon schwierig.

Moderator: Natürlich müssen wir auch über das richtige Setting sprechen. Also ich schaue vor einer Videokonferenz mich selbst im Spiegel an, beziehungsweise das Vorschaufenster der Videokonferenz, bevor ich dann live gehe. Und ich schaue auch, ob es irgendetwas gibt, was vielleicht nicht rumliegen sollte, zum Beispiel nicht so viele Alkoholflaschen im Schrank hinter mir oder Schlüpper auf dem Boden. Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wichtig diese Dinge sind. Vielleicht fangen wir mit der Kleidung an. Auf der Arbeit tragen Pflegekräfte eine lange Hose und zum Beispiel ein Kasak, was ziehen Pflegekräfte am besten an, wenn sie bei einer Videokonferenz zu Hause sind?

Monika Matschnig: Wie sollte man sich zeigen? Also es muss vielleicht nicht gerade die Unternehmenskleidung sein, aber es sollte zumindest angemessen sein. Und nicht das verschmutzte T-Shirt oder irgendetwas Zerknittertes. Es sollte gebügelt sein und vor allem auch sauber sein. Setting, weil wir es ja schon angesprochen haben, da gibt es viele Faktoren, auf die wir achten sollte, die einfach sind umzusetzen und gleich eine andere Wirkung erzeugen. Wichtig zum einen ist, dass wir die Laptop-Kamera in die richtige Position kriegen. Wir bemerken zurzeit ganz häufig, die Menschen schauen von oben nach unten in die Laptop-Kamera und eine Videoaufnahme so von unten nach oben wirkt alles andere als attraktiv. Im Gegenteil, man wird sofort 15 Jahre älter gemacht. Deshalb, Laptop-Kamera in Augenhöhe. Dann nehme ich ein paar Schmöker, packe sie unter meinen Laptop hinein und achte darauf, dass ich in Augenhöhe mit meinem Gegenüber spreche. Hintergrund ist auch sehr wichtig, er sollte nicht ablenken. Von mir aus kann er ohne weiteres auch zeigen, wie mein Büro aussieht oder etwas Privates preisgeben, aber am besten ist ein cleaner Hintergrund. Und was ich nicht mehr sehen möchte, sind dann plötzlich die Golden-Gate-Bridge von San Francisco oder den Palmenstrand, der sogar animiert ist, da stellt man sich immer wieder die Frage: Ja, wären die lieber woanders? Und man kann die Frage dann relativ schnell beantworten. Ein schlichter, einfarbiger Hintergrund wäre einfach wunderbar oder zurzeit sind sehr beliebt Bücherregale. Menschen assoziieren damit sofort etwas, die Frage ist nur, haben die das wirklich gelesen? Oder man sieht sehr häufig irgendwelche speziellen Kunstwerke. Man sollte einfach im Vorfeld prüfen, wie wirkt das auf der Kamera, ist das nicht ablenkend? Und wenn nicht, ist das auch vollkommen okay.

Moderator: Grundsätzlich bietet uns die digitale Kommunikation zahlreiche Möglichkeiten und neue Chancen, Besprechungen können viel effektiver ablaufen, gerade in der Pflege, wo die Zeit immer knapp ist, also ein großer Vorteil. Und jetzt mal wirtschaftlich gedacht, wie kann man Videokonferenzen bestmöglich nutzen?

Monika Matschnig: So wenig wie möglich ist meine Antwort, aber immer besser mehrere kurzen Meetings als ein langes Meeting.

Moderator: Wir sind am Ende dieser Folge angekommen. Gibt es eine Empfehlung, wie man sich am besten aus der Videokonferenz verabschiedet? Kurz winken, einfach tschüss sagen oder wie macht man das jetzt korrekt?

Monika Matschnig: Eine allgemeine Regel hat sich noch nicht etabliert, aber wirklich einfach mal kurz winken und dann einfach wegklicken.

Moderator: Ein Glück, ich bin auch der Winker, dann unterbrechen sich nicht alle noch mal, wenn jeder tschüss sagt. Gruselkabinett Videokonferenz, so sind wir in diese Folge gestartet. Aber so gruselig wirkt das Gruselkabinett inzwischen gar nicht mehr, oder?

Monika Matschnig: Nein.

Moderator: Vielen Dank an Körpersprachenexpertin Monika Mattschnik.

Monika Matschnig: Ich danke Ihnen.

Block 03: Verabschiedung

Moderator: Und jetzt würde mich natürlich brennend interessieren, was sind Ihre witzigsten, skurrilsten, unterhaltsamsten Anekdoten zum Thema Videokonferenz? Schicken Sie uns gerne eine Mail mit Ihrer Geschichte oder natürlich auch mit Feedback zur heutigen Folge an: www.bgw-online.de/podcast, wir freuen uns über Ihre Nachrichten. Machen Sie es gut, bleiben Sie gesund und bis zum nächsten Mal.

(Outro -  Herzschlag, für ein gesundes Berufsleben. Der BGW-Podcast)