Sprich mit mir! BGW magazin 4/2026

Es klingt nach einer nützlichen und zeitsparenden Veränderung: Die Pflegefachperson spricht am Bettrand ins Smartphone, statt ihre Dokumentation später am Computer zu erfassen. Eine KI erledigt die nächsten Schritte. Die Pflegefachperson prüft und gibt schließlich das Ergebnis frei.

Doch hinter dem Wechsel von Tastatur zu Sprache steckt mehr. Mit einem KI-gestützten Sprachsystem ändern sich nicht nur Ort und Ablauf der Dokumentation. 

Ich erhoffe mir Zeitersparnis und Erleichterung. Aber was ich mir von der KI auf keinen Fall wünsche, ist, dass die zwischenmenschliche Beziehung zwischen Pflegenden und zu Pflegenden in den Hintergrund rückt. Das ist mir sehr wichtig.

Maike Scharf
Wohnbereichsleiterin bei Pflegen und Wohnen Alsterberg in Hamburg

Weg vom Zettel in der Tasche

Maike Scharf ist Wohnbereichsleiterin bei Pflegen und Wohnen Alsterberg in Hamburg. Dort arbeiten mittlerweile alle 13 Standorte mit einem solchen System. Vorher hat man versucht, sich alles zu merken. Heute brauche ich keine Notiz mit Kugelschreiber auf dem Arm und keinen Schmierzettel in der Hosentasche, der mir dann doch herausgefallen ist. Ich kann direkt Notizen ins Smartphone einsprechen und später ganz in Ruhe abarbeiten.

Bestimmte Fragen von Angehörigen könne sie jetzt schon auf dem Flur beantworten, weil sie die Dokumentation immer dabeihabe, berichtet Scharf. Und es gebe weniger Lücken. Manchmal mussten wir über Wochen Trinkprotokolle führen, damit wir eine lückenlose Dokumentation für sieben Tage am Stück hatten. Heute ist das deutlich schneller durch, meist tatsächlich schon nach einer Woche.

Vom Problem ausgehen – nicht von der Technik

Gesundheitswissenschaftlerin Kristina Schmidt von der BGW ist wichtig, dass die Entlastung im Mittelpunkt steht. Sie beschäftigt sich intensiv mit dem digitalen Wandel und den Auswirkungen auf die Sicherheit und Gesundheit in der Arbeitswelt. Aus der Arbeitsschutzperspektive halte ich den Einsatz von KI für sinnvoll, sofern er gut überlegt ist und wirklich ein Problem löst. Wir wissen seit Jahren, dass die Pflege durch einen hohen Dokumentationsaufwand ein Belastungserleben hat. Umso besser, wenn technologischer Fortschritt, wie hier eine KI-gestützte Spracherkennung, die Pflegekräfte entlasten kann. Das ist ja auch unser Ansatz im Präventionshandeln.

Sie rät zu einem ganzheitlichen Blick bei KI-Vorhaben: Es handelt sich um klassische Veränderungsprojekte. Dabei kommt es auf ein strukturiertes Vorgehen an, das für alle Beteiligten nachvollziehbar ist.

Alle mitnehmen

Bei Pflegen und Wohnen Alsterberg wurde viel Wert auf die Kommunikation gelegt, berichtet Maike Scharf. Auch mit Blick auf die Bewohnerinnen und Bewohner und ihre Angehörigen: Wir haben vorher informiert, damit es nicht zu Missverständnissen kommt, wie "Ihre Mitarbeitenden stehen hier überall und reden nur noch in ihre Privathandys, die sind gar nicht mehr ansprechbar". Ein interner Qualitätszirkel hat alle Schritte des Projekts begleitet, angefangen beim Piloten in drei Einrichtungen. Zusätzlich stehen Mentorinnen und Mentoren für alle Teams zur Verfügung.

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Anfangs herrschte neben Neugier und Vorfreude auch Unsicherheit und Skepsis bei den Beschäftigten. Es hieß ja nur, wir arbeiten dann mit Smartphones, aber was läuft da wirklich drüber und was nicht? Inzwischen sieht Scharf viele Vorteile, etwa 80 Prozent Reingewinn an Zeit für mich als Pflegekraft. In der Gesamtbilanz zeichnet sich für sie ein differenzierteres Bild.

Verbesserungsbedarfe bestünden vor allem bei technischen Problemen, Schnelligkeit und Genauigkeit. Mal ginge das WLAN nicht, mal habe die Vorschicht vergessen, das Handy aufzuladen. Oder es ist ein Update gelaufen und niemand weiß, wie es weitergeht, so die Wohnbereichsleiterin. Zudem verwirre es, dass noch immer einiges nur am Computer gemacht werden könne – anderes aber auch nur am Smartphone.

Gute Arbeitsgestaltung als Maßstab

Präventionsexpertin Kristina Schmidt bekräftigt angesichts solcher Praxiserfahrungen: Wie auch im Arbeitsschutz, sollte es bei der KI-Anwendung nicht nur um technische Vorgaben gehen, sondern das Arbeitssystem als Ganzes betrachtet werden. Arbeitgebende seien grundsätzlich zur Gestaltung sicherer Arbeitsbedingungen und zur Auswahl sicherer und geeigneter Arbeitsmittel verpflichtet. Die KI dürfe nicht eine schlechte Arbeitsgestaltung flicken, sondern solle eine gute Arbeitsgestaltung unterstützen und im besten Fall optimieren. Das bedeutet, sich auch den neuen Arbeitsprozess anzuschauen. Was birgt Risiken oder schafft neue Belastungen? Die alleinige Einführung von Technik ist nicht zielführend, das haben schon viele Projekte und Studien gezeigt.

Doch was genau ist bei der KI-Spracherfassung zu beachten? Das Instrument der Gefährdungsbeurteilung hilft weiter: So kann es beispielsweise um Hygieneaspekte oder die ergonomische Nutzung der Smartphones und der darauf installierten Tools gehen. Neben organisatorischen und ethischen Fragestellungen, die Beschäftigte womöglich verunsichern und zu psychischer Belastung führen können, tauchen zudem weniger offensichtliche Zusammenhänge auf: Der BGW werden immer wieder Unfälle gemeldet, die sich im Zusammenhang mit der Nutzung digitaler Endgeräte ergeben haben. Zum Beispiel Stolpern oder auch Stürzen auf der Treppe beim Umgang mit Smartphone oder Tablet, sagt Schmidt. Ob KI beteiligt war, ist aus meiner Sicht nicht entscheidend.

 Das Thema sei Ablenkung. Es ist wichtig, die Beschäftigten zu unterweisen und auf neue Gefahren hinzuweisen. Also zum Beispiel nicht nebenbei oder gar bei der Autofahrt im ambulanten Pflegedienst eine Spracheingabe durchzuführen. Solche Überlegungen seien auch bei der erwarteten Zeitersparnis einzukalkulieren, denn für die Eingaben und deren Kontrolle müsse genügend Zeit bleiben, betont Schmidt.

Es geht auch um die Aneignung von Digitalkompetenzen. Dazu gehören die Fähigkeit zur kritischen Reflexion und ein grundlegendes Verständnis von Datenverarbeitung. Risiken entstehen auch dann, wenn Menschen sich zu sehr auf die Technologie verlassen. KI ist ein Werkzeug und darf menschliche Verantwortung nicht ersetzen.

Kristina Schmidt
Präventionsexpertin bei der BGW

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Der Mensch im Mittelpunkt

KI-Projekte haben viele Facetten. Mit mal eben ins Handy sprechen ist es nicht getan. Vielmehr geht es um gute Organisation, Transparenz, klare Regeln, Schulung und Motivation der Beschäftigten – das machen Maike Scharf und Kristina Schmidt deutlich. Sie setzen sich für menschenzentrierte KI ein, die bei entsprechender Begleitung das Potenzial für echte Entlastung bietet.

Und wer spricht nun mit wem? Alle im Unternehmen sind aufgefordert, sich auszutauschen und aktiv einzubringen. Das geht nach wie vor ganz ohne KI.