Was muss ich beim Lohnnachweis beachten?

In den Meldedaten zur Sozialversicherung sind die jeweils gültigen Gefahrtarifstellen hinterlegt. Basis für den digitalen Lohnnachweis ist der jährliche Stammdatenabruf: Dabei werden für das abgerufene Geschäftsjahr die für diesen Zeitraum geltenden Daten zur Veranlagung des Unternehmens an das Entgeltabrechnungsprogramm übertragen.

Unternehmen müssen prüfen, ob die vom Entgeltabrechnungsprogramm zurückgemeldeten Daten (insbesondere Strukturschlüssel), mit den Daten auf dem gültigen Veranlagungsbescheid übereinstimmen. Stimmen die Daten überein, kann der digitale Lohnnachweis korrekt an die BGW übermittelt werden.

Achtung: Soweit Sie eine dritte Stelle mit der Lohnmeldung beauftragt haben, stellen Sie sicher, dass diese die notwendigen Daten zum Stammdatenabruf und dessen Überprüfung erhält.

Sonderfall: Lohnnachweis bei Tätigkeit in mehreren Betriebsteilen

In größeren Unternehmen kann es vorkommen, dass Beschäftigte nicht nur in einem Betriebsteil, sondern dauerhaft in verschiedenen Betriebsteilen tätig sind. Der 6. Gefahrtarif der BGW regelt, wie mit den Entgelten dieser Beschäftigten umzugehen ist. Entscheidend ist, ob die Betriebsteile unterschiedlichen Gefahrtarifstellen zugeordnet sind – das lässt sich dem Veranlagungsbescheid entnehmen. Dann ist beim jährlichen Lohnnachweis Folgendes zu beachten:

• Die gesamte Lohnsumme dieser Beschäftigten ist für das jeweilige Jahr in dem Betriebsteil zu verbuchen, in dem der zeitliche Schwerpunkt der Tätigkeit lag.
• Lässt sich nicht eindeutig bestimmen, wo jemand die meiste Zeit tätig war, muss der Betriebsteil mit der höchsten Gefahrklasse herangezogen werden. Dort ist das gesamte Arbeitsentgelt zu verbuchen.