Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben werden die Daten gelöscht, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden (Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO – Grundsatz der Speicherbegrenzung). Die Aufgabe endet mit Abschluss des Hinweisgeberverfahrens nebst Nachweis- oder Revisionszeiträumen. 

Personenbezogene Daten von hinweisgebenden Personen oder hinweisbetroffenen Personen werden bei der Internen Meldestelle mindestens für die Dauer der Aufklärung des Sachverhaltes gespeichert.

Darüber hinaus werden die Daten grundsätzlich nach folgenden Kriterien gespeichert:

• Die Aufbewahrungsfrist der Dokumentation der Meldungen beträgt grundsätzlich 3 Jahre. Im Übrigen richtet sich die Speicherdauer von Daten nach sonstigen Rechtgrundlagen für Nachweispflichten und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Im Falle ggf. weiterer zu treffender Maßnahmen (Strafverfolgungsmaßnahmen, zivilrechtliche und / oder arbeits- bzw. dienstrechtliche Schritte) werden die Daten für die Dauer der Vorbereitung, ggf. Durchführung bis zur rechtskräftigen Beendigung straf- oder zivilrechtlicher (vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO) Verfahren gegen Beteiligte des mit dem Hinweis gemeldeten Sachverhalts gespeichert.
• Bei der Speicherdauer zur Vorbereitung solcher Maßnahmen orientiert sich die BGW im Rahmen einer Einzelfallprüfung (d.h. abhängig von dem jeweiligen gemeldeten Sachverhalt) an den gesetzlichen zivilrechtlichen und strafrechtlichen Verjährungsfristen (§§ 195 ff. BGB bzw. §§ 78 ff. StGB).

Im Übrigen erfolgt die Speicherung für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, soweit solche im Zusammenhang mit einem Hinweis bestehen. Dies kann insbesondere bei steuerrechtlich relevanten Sachverhalten eine Rolle spielen, für die § 147 Abgabenordnung (AO) sowie § 257 HGB eine Speicherdauer von bis zu zehn Jahren vorsieht, die mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem die Unterlagen entstanden sind.

Nach Ablauf der Speicher- und Aufbewahrungsfristen werden die Unterlagen vernichtet und nur anonymisierte Daten /Sachverhalte zur Erstellung von Statistiken zum Hinweisgebersystem gespeichert.