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Was muss ich beim Lohnnachweis beachten?

In den Meldedaten zur Sozialversicherung sind die jeweils gültigen Gefahrtarifstellen hinterlegt. Basis für den digitalen Lohnnachweis ist der jährliche Stammdatenabruf: Dabei werden für das abgerufene Geschäftsjahr die für diesen Zeitraum geltenden Daten zur Veranlagung des Unternehmens an das Entgeltabrechnungsprogramm übertragen.

Unternehmen müssen dann überprüfen, ob es in ihrem Fall Änderungen in der Zuordnung zum Gefahrtarif gab, und sicherstellen, dass die Personalstammdaten für jede beschäftigte Person die richtige Gefahrtarifstelle (Strukturschlüssel) beinhalten. Ist dies der Fall, kann der digitale Lohnnachweis korrekt durch das Entgeltabrechnungsprogramm erstellt werden. Das gilt auch im Hinblick auf die UV-Jahresmeldung, die unabhängig vom digitalen Lohnnachweis an die Einzugsstellen für den Gesamtversicherungsbeitrag (DEÜV-Verfahren) geht.

Achtung: Soweit eine Abrechnungsstelle oder Steuerberatung mit der Lohnmeldung beauftragt ist, sind der Stammdatenabruf und dessen Überprüfung von dort zu veranlassen.

Sonderfall: Lohnnachweis bei Tätigkeit in mehreren Betriebsteilen

In größeren Unternehmen kann es vorkommen, dass Beschäftigte nicht nur in einem Betriebsteil, sondern dauerhaft in verschiedenen Betriebsteilen tätig sind. Der 5. Gefahrtarif der BGW regelt nun, wie mit den Entgelten dieser Beschäftigten umzugehen ist. Entscheidend ist, ob die Betriebsteile unterschiedlichen Gefahrtarifstellen zugeordnet sind – das lässt sich dem Veranlagungsbescheid entnehmen. Dann ist beim jährlichen Lohnnachweis Folgendes zu beachten:

  • Die gesamte Lohnsumme dieser Beschäftigten ist für das jeweilige Jahr in dem Betriebsteil zu verbuchen, in dem der zeitliche Schwerpunkt der Tätigkeit lag.
  • Lässt sich nicht eindeutig bestimmen, wo jemand die meiste Zeit tätig war, muss der Betriebsteil mit der höchsten Gefahrklasse herangezogen werden. Dort ist das gesamte Arbeitsentgelt zu verbuchen.

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