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BGW: Neuer Lohnnachweis bringt Änderungen für Unternehmen

Im November erhalten Unternehmen aus Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege wichtige Post von ihrer gesetzlichen Unfallversicherung. Das Schreiben enthält die Zugangsdaten, die bei der Meldung zur Unfallversicherung (UV) verwendet werden müssen.

Bei diesem UV-Meldeverfahren, das die Grundlage für die Beitragsberechnung bildet, stehen Änderungen bevor: In Zukunft melden Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber mit dem neuen digitalen Lohnnachweis die Entgelte, Arbeitsstunden und Anzahl der Beschäftigten an die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW). Dieses Verfahren wird nach einer Übergangsphase den bisherigen Entgeltnachweis ablösen. Ab 1. Dezember 2016 stehen dazu erste Umstellungen in den Unternehmen, deren Entgeltabrechnungsstellen und Steuerberatungen an.

Bei der BGW sind unter anderem Wohlfahrtsverbände, frei gemeinnützige und private Krankenhäuser, ärztliche und therapeutische Praxen, ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen, Apotheken, Friseur- und Kosmetikbetriebe sowie Einrichtungen der Behindertenhilfe und der pädagogischen Arbeit versichert.

Die Rechtsgrundlage für das neue UV-Meldeverfahren hat der Deutsche Bundestag Ende 2014 im Vierten Buch des Sozialgesetzbuchs geschaffen (5. SGB IV-ÄndG). Der Vorteil der neuen Vorgehensweise: Der digitale Lohnnachweis wird direkt mithilfe der verwendeten Software zur Entgeltabrechnung erstellt und verschickt. Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen.

Datenabgleich notwendig

Vor der eigentlichen Meldung zum Lohnnachweis werden zunächst Stammdaten zur Unfallversicherung des Betriebs abgeglichen, sodass nur korrekte Meldungen abgegeben werden können. Den Stammdatenabgleich müssen die Unternehmen über ihr Entgeltabrechnungsprogramm anstoßen – dieses ist frühestens ab 1. Dezember 2016 möglich. Wird kein solches Programm verwendet, kann alternativ eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zum Einsatz kommen.

Parallelverfahren sichert Datenqualität

In einer auf zwei Jahre angelegten Übergangsphase übermitteln die Unternehmen ihre Daten sowohl über den neuen digitalen Lohnnachweis als auch mit dem bekannten Entgeltnachweis. Dieser kann nach wie vor schriftlich, per Fax oder online bei der BGW eingereicht werden. Das Parallelverfahren stellt sicher, dass die richtigen Daten übermittelt werden und die BGW den Beitrag korrekt berechnen kann.

Der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung wird immer rückwirkend erhoben. Bis Mitte Februar 2017 steht die Meldung der Unternehmen für das Beitragsjahr 2016 an – per Entgeltnachweis und neu zusätzlich per Lohnnachweis. Im Folgejahr 2018 ist ebenfalls bis Mitte Februar noch einmal eine Parallelmeldung für das Beitragsjahr 2017 nötig. Ab dem Beitragsjahr 2018 (mit Stichtag 16. Februar 2019) erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis.

Zugangsdaten an Steuerberatungen weiterleiten

Im November 2016 (46. Kalenderwoche) erhalten die Unternehmen ein Schreiben der BGW mit dem Formular für den Entgeltnachweis sowie den Zugangsdaten für den digitalen Lohnnachweis mit vorgeschaltetem Stammdatenabgleich:

  • Betriebsnummer der BGW: 15186676
  • Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
  • PIN

Diese Daten sollten rechtzeitig an die Entgeltabrechnungsstelle beziehungsweise das Steuerberatungsbüro weitergeleitet werden.

Ausführliche Informationen zum Meldeverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung und zum digitalen Lohnnachweis finden sich auf der Website der BGW unter www.bgw-online.de/meldeverfahren.

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Über uns

Die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) ist die gesetzliche Unfallversicherung für nicht staatliche Einrichtungen im Gesundheitsdienst und in der Wohlfahrtspflege. Sie ist für knapp 8 Millionen Versicherte in rund 630.000 Unternehmen zuständig. Die BGW unterstützt ihre Mitgliedsbetriebe beim Arbeitsschutz und beim betrieblichen Gesundheitsschutz. Nach einem Arbeitsunfall oder Wegeunfall sowie bei einer Berufskrankheit gewährleistet sie optimale medizinische Behandlung sowie angemessene Entschädigung und sorgt dafür, dass ihre Versicherten wieder am beruflichen und gesellschaftlichen Leben teilhaben können.

Ansprechpersonen für die Presse:

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Torsten Beckel und Sandra Bieler, Kommunikation
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23.09.2016

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