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Weniger "Holen aus dem Frei"

BGW mitteilungen, Ausgabe 1/2018

Kurzfristig Dienst statt Freizeit: In vielen Kliniken und Pflegeeinrichtungen kennen Mitarbeitende das "Holen aus dem Frei" bei personellen Engpässen. Wie Unternehmen solche Belastungen reduzieren können, zeigt das Beispiel der Helios Klinik Schloss Pulsnitz.

"Man muss das Problem in seiner Komplexität begreifen", findet Carsten Tietze, Geschäftsführer der Klinik für neurologische und neurochirurgische Rehabilitation in Pulsnitz. Rund 240 Beschäftigte sind dort im Pflegedienst tätig. Bei einem relativ hohen Krankenstand und einem mit 
47 Jahren hohen Altersdurchschnitt war das "Holen aus dem Frei" an der Tagesordnung. Und damit erhöhte Arbeitsbelastung, Unzufriedenheit und Krankheit – ein Teufelskreis. Höchste Zeit also, dem Problem auf den Grund zu gehen.

Die Ziele für eine Umstrukturierung waren schnell klar: Weniger krankheitsbedingter Ausfall und eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter standen ganz oben auf der Liste. Von verlässlicheren Dienstplänen sollten dabei auch die Patientinnen und Patienten profitieren – durch eine gleichbleibende Behandlungsqualität.

In enger Abstimmung mit Klinikleitung und Betriebsrat wurde ein umfangreiches Maßnahmenpaket beschlossen. Dieses umfasste unter anderem die Neuorganisation des Pflegedienstes und Maßnahmen in den Bereichen Gesundheitsmanagement, Führungskultur sowie Personalplanung.

Alles zusammen hat dazu beigetragen, dass innerhalb von rund drei Jahren das "Holen aus dem Frei" um weit mehr als die Hälfte reduziert werden konnte. Für die Beschäftigten heißt das: weniger Druck, verlässlichere Arbeitszeiten und planbare Freizeit.

Springerpool und Case-Management

Die sichtbarste Veränderung ist die Einführung eines "Springerpools" in der 
Pflege. Zurzeit sind fünf Beschäftigte hier tätig – sie kommen bei Engpässen auf allen Stationen zum Einsatz. Die Stellen wurden dazu aus dem bestehenden Stellenplan umgewidmet.

Porträt: Annette Nagel

Annette Nagel, Pflegedirektorin
(Foto: Helios Klinik Schloss Pulsnitz)

Außerdem wird die Dienstplanerstellung inzwischen zentral und stationsübergreifend organisiert. "Damit können wir uns auf den bedarfsgerechten Einsatz des Pflegepersonals über Stationsgrenzen hinweg konzentrieren", berichtet Pflegedirektorin Annette Nagel. Das erlaube es, Diskussionen vornehmlich auf Sachebene zu führen. 
Reduziert wurde auch der administrative Aufwand. "Der war durch regelmäßige Dienstplanänderungen vorher immens", erinnert sich Nagel.

Die Erfassung der Arbeitszeit auf Arbeitszeitkonten wurde im Rahmen einer Betriebsvereinbarung geregelt. Je nach Belegung der Klinik, also Arbeitsanfall, können die Mitarbeitenden nun flexibler eingesetzt werden. Auch die Urlaubsplanung wurde umgestellt, um typische Engpässe zu verhindern.

Parallel dazu wurde das "Case-Management" eingeführt: Darüber werden die Zu- und Abgänge der Patientinnen und Patienten zentral gesteuert. Der tatsächliche Personalbedarf der einzelnen Stationen wird somit transparenter und die Beschäftigten aus dem Springerpool können genau da einspringen, wo sie gebraucht werden.

Gesundheitsmanagement, Führung und Personalplanung

Zum umfassenden Konzept der Helios Klinik Schloss Pulsnitz gehören aber noch weitere Bausteine. Neu ist unter anderem ein Budget für Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, das im Haustarifvertrag festgelegt wurde. Dies ermöglicht ein breites Angebot von Kursen und Veranstaltungen für alle Beschäftigten, zum Beispiel in den Bereichen Bewegung und Fitness, Ernährung oder psychische Gesundheit.

Auch Führung ist ein wichtiges Thema: "Wir pflegen einen motivierenden Führungsstil im Haus und nehmen die Entwicklung von Führungskräften sehr ernst", beschreibt Klinikgeschäftsführer Tietze das Vorgehen, das unter anderem auf regelmäßigen Fortbildungen, teambildenden Maßnahmen und Personalentwicklungsgesprächen basiert. "In begründeten Einzelfällen darf man aber auch vor harten Entscheidungen nicht zurückschrecken."

Die Altersstruktur des Pflegedienstes im Haus und die regionalen Gegebenheiten im ostsächsischen Raum machen eine weitsichtige Personalbedarfsplanung nötig. Neue Wege geht die Klinik deshalb in der Ausbildung und Integration von vietnamesischen Pflegekräften.

Erfolgsfaktor Beteiligung

Porträt: Carsten Tietze

Carsten Tietze, Klinikgeschäftsführer
(Foto: Helios Klinik Schloss Pulsnitz)

Dass die verschiedenen Maßnahmen bereits so gut wirken konnten, hat aber noch mehr Gründe: "Alle Mitarbeitenden mitzunehmen und immer gut zu informieren – das hat sicherlich zum Erfolg beigetragen. Besonders der Springerpool wurde positiv aufgenommen", berichtet Pflegedirektorin Annette Nagel. "Ein Erfolgsfaktor war auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Klinikleitung und Betriebsrat", ergänzt der Klinikgeschäftsführer. "Uns war wichtig, die Mitglieder gut und zeitnah zu informieren. Wir trafen zugleich auf einen weitsichtigen Betriebsrat."

Luft nach oben erkennt Tietze bei der Beteiligung an Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung: Wie in anderen Kliniken gäbe es Probleme, insbesondere die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Pflegedienstes dafür zu motivieren. Auch wenn die Klinik schon sehr gut aufgestellt sei, würde hier noch nach "Best-Practice-Lösungen" gesucht.

Das Fazit des Klinikgeschäftsführers: "Es lohnt sich immer, bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und neue Wege zu beschreiten. Auch wir haben das Ziel noch längst nicht erreicht." Gemeinsam mit Annette Nagel und den Beteiligten vor Ort sucht er deshalb fortlaufend weiter nach Möglichkeiten zur Reduzierung des Krankenstandes und des "Holens aus dem Frei".

"Präventionskultur ist ...
... bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, neue Wege zu beschreiten – und dabei die Mitarbeitenden mitzunehmen."

(Carsten Tietze, Klinikgeschäftsführer, Helios Klinik Schloss Pulsnitz)

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Autor(en): Kristina Kroemke

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