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FAQ – Meldeverfahren

Häufig gestellte Fragen zu den Themen "Entgeltnachweis", "digitaler Lohnnachweis" und "UV-Jahresmeldung".

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Fragen zum Meldeverfahren allgemein

Um was geht es beim Meldeverfahren und welche Einzelverfahren gibt es?

Im Rahmen des Meldeverfahrens zur gesetzlichen Unfallversicherung werden von den Unternehmen Daten an die Sozialversicherung gemeldet. Die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung erhalten so insbesondere die Daten, die zur Berechnung der Beiträge nötig sind. Hier stehen Änderungen an: Der bisherige Entgeltnachweis wird durch ein neues UV-Meldeverfahren mit dem digitalen Lohnnachweis abgelöst.

Zum anderen gibt es unabhängig von der Beitragsberechnung noch die UV-Jahresmeldung im Rahmen des DEÜV-Verfahrens zur Sozialversicherung: Diese Meldung dient ausschließlich als Prüfhilfe für die Deutsche Rentenversicherung, die Betriebsprüfungen durchführt.

Was ist der Unterschied zwischen der UV-Jahresmeldung und dem UV-Meldeverfahren?

Im UV-Meldeverfahren werden mit dem neuen digitalen Lohnnachweis das unfallversicherungspflichtige Entgelt, die Anzahl der Arbeitnehmerinnen beziehungsweise Arbeitnehmer sowie die geleisteten Arbeitsstunden an die BGW gemeldet. Es handelt sich um eine Summenmeldung, die der Beitragsberechnung zugrunde gelegt wird.

Die UV-Jahresmeldung dient der Deutschen Rentenversicherung als Prüfhilfe. Inhalt der Prüfung ist beispielsweise die Zuordnung der Entgelte zu den Gefahrtarifstellen sowie die Beurteilung des Entgelts als beitragspflichtig zur Unfallversicherung. Die UV-Jahresmeldung wird je Versicherten bzw. Versicherter als Einzelmeldung direkt an die Deutsche Rentenversicherung geschickt. Sie ist keine Berechnungsgrundlage für den Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung.

Wie gehe ich mit der Meldung um, wenn ich im Laufe des Jahres mit einer Geschäftspartnerin oder einem Geschäftspartner fusioniert habe?

Informieren Sie uns umgehend über die Fusion. Wir werden alles Weitere mit Ihnen klären und Sie über die Besonderheiten im Falle einer Fusion informieren.

Fragen zum UV-Meldeverfahren – aktuelle Änderungen

Warum gibt es ein neues UV-Meldeverfahren mit einem digitalen Lohnnachweis?

Die Erhebung der Daten, die zur Beitragsberechnung in der gesetzlichen Unfallversicherung nötig sind, wurde durch den Gesetzgeber in das DEÜV-Meldeverfahren der Sozialversicherung integriert. An die Stelle des bisherigen Verfahrens (BGW: Entgeltnachweis) tritt der digitale Lohnnachweis. Dadurch können zukünftig alle Meldungen zur Sozialversicherung auf elektronischem Weg erbracht werden. Das UV-Meldeverfahren wird auf diese Weise standardisiert und zu einem festen Bestandteil in zertifizierten Entgeltabrechnungsprogrammen.

Was ändert sich für mich mit der Umstellung des Meldeverfahrens? Wie gehe ich am besten vor?

Das bisherige Entgeltnachweisverfahren wird ab 01.01.2017 schrittweise durch das neue UV-Meldeverfahren mit dem digitalen Lohnnachweis abgelöst.

In einer zweijährigen Übergangsphase erstatten Sie für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum neuen digitalen Lohnnachweis auch weiterhin den Entgeltnachweis im bekannten Online-, Papier- oder Fax-Verfahren. Dies stellt sicher, dass die Beiträge auch in Zukunft korrekt berechnet werden. Ab dem Beitragsjahr 2018 erfolgt Ihre Meldung dann ausschließlich über das neue UV-Meldeverfahren.

Sie können Ihre Meldung im neuen UV-Meldeverfahren nur über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe erstatten. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.

Vor Abgabe des digitalen Lohnnachweises führen Sie im Vorverfahren einen Stammdatenabgleich aus dem Stammdatendienst der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) durch. Die Zugangsdaten dafür erhalten Sie Mitte November 2016 schriftlich von der BGW:

  • Betriebsnummer der BGW: 15186676
  • Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
  • PIN

Der Stammdatendienst versorgt Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre Ausfüllhilfe mit den für die Meldung erforderlichen Daten.

Hinweis: Nach Ihrer Stammdatenanfrage kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Ihre Daten in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm für die Meldung zur Verfügung stehen.

Haben Sie Dritte, zum Beispiel eine Steuerberatung, mit der Meldung beauftragt? Dann leiten Sie bitte Ihre Zugangsdaten unbedingt dorthin weiter.

Der Abruf der Stammdaten zum Stammdatenabgleich ist frühestens ab dem 1. November des dem Meldejahr vorangehenden Jahres möglich. (Beispiel: Der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2018 ist frühestens ab 01.11.2017 möglich.)

Der digitale Lohnnachweis für ein bestimmtes Meldejahr muss bis spätestens 16. Februar des Folgejahres erstattet werden. (Beispiel: Der Lohnnachweis für das Meldejahr 2018 muss spätestens bis zum 16.02.2019 erstattet werden.)

Wichtig: Aufgrund der Umstellung im Meldeverfahren können Sie erstmals ab 01.12.2016 den Stammdatenabgleich für das Jahr 2016 durchführen sowie Ihren digitalen Lohnnachweis für 2016 erstatten. Wir empfehlen Ihnen, anschließend bereits den Stammdatenabgleich für das Jahr 2017 vorzunehmen. Beachten Sie bitte, dass Sie erst die Antwortdaten für 2016 in Ihr Entgeltabrechnungsprogramm beziehungsweise Ihre Ausfüllhilfe übernehmen müssen, bevor Sie den Stammdatenabgleich für 2017 vornehmen. Die Übermittlung des digitalen Lohnnachweises für 2017 erfolgt dann bis spätestens 16.02.2018.

Warum muss ich meine Meldung zwei Jahre lang über das neue UV-Meldeverfahren (digitaler Lohnnachweis) und über das bekannte Entgeltnachweisverfahren abgeben?

In der zweijährigen Übergangsphase ist für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Entgeltnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren zu erstatten. Diese Übergangsregelung stellt die Datenqualität und damit eine auch zukünftig korrekte Beitragsberechnung sicher.

Ab dem Meldejahr 2018, das heißt ab 01.01.2019, erfolgt Ihre Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis im neuen UV-Meldeverfahren.

Welchen Vorteil bringt mir das neue Lohnnachweisverfahren?

Sie versenden Ihren Lohnnachweis zukünftig einfach und komfortabel über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre Ausfüllhilfe gemeinsam mit den weiteren Meldungen zur Sozialversicherung. Damit entfällt für Sie – nach der Übergangszeit von zwei Jahren – das Übertragen der Daten in einen Vordruck. Durch das elektronische Verfahren können somit Papier-, Porto- und Verwaltungskosten reduziert werden.

Bisher hat meine Steuerberatung meinen Entgeltnachweis übermittelt. Muss ich mich jetzt beim digitalen Lohnnachweis selbst darum kümmern?

Nein, Ihre Steuerberatung kann weiterhin die Lohnsummenmeldung für Sie erstatten. Bitte leiten Sie in diesem Fall Ihrer Steuerberatung unbedingt die Ihnen von der BGW übersandten Zugangsdaten für den Stammdatendienst weiter:

  • Betriebsnummer der BGW: 15186676
  • Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
  • PIN
Habe ich bei einem Unfall Nachteile durch das neue UV-Meldeverfahren?

Nein. Weder die Beitragsberechnung noch die Unfallentschädigung werden durch den digitalen Lohnnachweis beeinflusst.

Was passiert, wenn ich eine Meldung vergesse und nur den digitalen Lohnnachweis oder nur den Entgeltnachweis (per Brief, Fax oder online) abgebe?

Wenn Sie in der Übergangsphase den digitalen Lohnnachweis vergessen, hat dies zunächst keine Auswirkungen auf die Berechnung des Beitrags, da dieser für die Umlagejahre 2016 und 2017 weiterhin auf Grundlage des bisherigen Entgeltnachweises berechnet wird. Allerdings sollten Sie den digitalen Lohnnachweis nachreichen, um die Datenqualität im UV-Meldeverfahren sicherzustellen.

Vergessen Sie jedoch in der Übergangsphase Ihren Entgeltnachweis und leiten nur den digitalen Lohnnachweis weiter, reicht das zur Beitragsberechnung nicht aus. Die BGW kann dann das Entgelt zur Beitragsberechnung schätzen – gegebenenfalls zum Nachteil des Unternehmens. Sie sollten also den Entgeltnachweis unverzüglich nachreichen.

Was passiert, wenn ich die Meldung komplett vergessen habe?

Gehen Entgeltnachweise nicht ein, schätzt die BGW die erforderlichen Daten und legt diese der Beitragsberechnung zugrunde.

Reichen Sie in diesem Fall Ihren Entgeltnachweis umgehend nach. Außerdem sollten Sie den digitalen Lohnnachweis ebenfalls nachreichen, um die Datenqualität im UV-Meldeverfahren sicherzustellen.

Wie gehe ich damit um, wenn Beschäftigte ihre Tätigkeit zum Teil im Zuständigkeitsbereich eines landwirtschaftlichen Trägers ausüben?

Unternehmen in der Zuständigkeit der landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften (SVLFG) nehmen grundsätzlich nicht am neuen UV-Meldeverfahren mit dem digitalen Lohnnachweis teil. Hier erfolgt die Beitragsberechnung und -erhebung wie bisher. Die Steuerung im Entgeltabrechnungsprogramm erfolgt anhand der Betriebsnummer des landwirtschaftlichen Unfallversicherungsträgers.

Wenn Ihr Unternehmen nur mit einem Unternehmensteil bei der SVLFG eingetragen ist, tragen Sie bitte die Betriebsnummer dieses Trägers bei diesem Unternehmensteil in Ihre Stammdaten ein. Die Entgelte ordnen Sie diesem Unternehmensteil zu. Für diesen Unternehmensteil ist dann kein digitaler Lohnnachweis abzugeben.

Fragen zur PIN

Gilt die PIN nur für ein Meldejahr?

Nein, die PIN, die Sie mit dem Schreiben der BGW im November 2016 erhalten, ist ab dem Meldejahr 2016 dauerhaft gültig. Erfassen und speichern Sie die PIN zusammen mit Ihren Unternehmensstammdaten in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm. Bei nachfolgenden Anfragen wird sie dann aus diesen Daten heraus abgefragt.

Gibt es nur eine PIN für Entgeltnachweis und Lohnnachweis oder benötige ich mehrere?

Die PIN für den digitalen Lohnnachweis erhalten Sie mit dem Anschreiben der BGW im November 2016. Sie ist fünfstellig und wird bereits zum Stammdatenabruf im Vorfeld der Meldung benötigt.

Mit dem gleichen Schreiben erhalten Sie das Formular für den Entgeltnachweis, der während einer zweijährigen Übergangsphase ebenfalls abzugeben ist. Falls Sie den Entgeltnachweis als Online-Meldung abgeben möchten, benötigen Sie dafür ebenfalls eine PIN. Diese PIN ist keine komplett andere Nummer, sondern setzt sich zusammen aus Ihrer Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer) und der fünfstelligen PIN für den digitalen Lohnnachweis. Diese zusammengesetzte PIN für den Online-Entgeltnachweis ist auf dem Formular für den Entgeltnachweis vermerkt.

Bitte beachten Sie: Für die Beitragsjahre 2015 und früher behalten die Ihnen vorliegenden PINs für den Online-Entgeltnachweis weiterhin ihre Gültigkeit, zum Beispiel für Korrekturmeldungen.

Ich kann die PIN nicht mehr finden. Wo bekomme ich Sie neu?

Sollte Ihnen das Anschreiben der BGW vom November 2016 mit der PIN nicht mehr vorliegen, können Sie es erneut anfordern:

Servicenummer für Versicherungs- und Beitragsfragen

  • Telefon: (040) 202 07 - 11 90
  • E-Mail: beitraege-versicherungen@bgw-online.de
  • Oder Sie nutzen unser Kontaktformular.

Bei Verlust oder unbeabsichtigter Offenlegung Ihrer PIN erhalten Sie auf Anfrage eine neue PIN. Wichtig: Die alte PIN verliert dann ihre Gültigkeit.

Fragen zum Stammdatenabruf im Vorfeld des digitalen Lohnnachweises

Ich habe keine Beschäftigten, bekomme ich trotzdem die Zugangsdaten zum Stammdatendienst? Warum und was muss ich wie melden?

Sofern Ihr Unternehmen zum Gefahrtarif veranlagt wurde, erhalten Sie die Zugangsdaten. Wenn Sie keine Beschäftigten haben (auch keine Aushilfen oder kurzfristig Beschäftigte), nehmen Sie diese Zugangsdaten bitte einfach zu Ihren Unterlagen. In diesem Fall führen Sie bitte keinen Stammdatenabgleich durch und geben Sie keine Meldung ab!

Warum ist der Stammdatenabruf notwendig?

Der Stammdatenabgleich wurde als Voraussetzung zur Übermittlung des digitalen Lohnnachweises eingeführt. Durch den Abgleich wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitglieds- bzw. Kundennummer und veranlagten Gefahrtarifstellen (Strukturschlüssel) übermittelt werden.

Wie registriere ich mich im Stammdatendienst?

Sie nutzen dafür Ihr Entgeltabrechnungsprogramm und hinterlegen dort Ihre Unternehmensdaten (bzw. Sie nutzen eine Ausfüllhilfe). Dann stoßen Sie in Ihrem Programm den Stammdatenabruf an. Wenn Sie das erste Mal einen Stammdatenabruf durchführen, wird die meldende/abrechnende Stelle im Stammdatendienst registriert – dieser Vorgang läuft automatisch ab.

Was ist eine meldende/abrechnende Stelle?

Als meldende/abrechnende Stelle wird die Stelle bezeichnet, die Ihre Lohnabrechnung durchführt und verantwortet.

Sie lässt sich durch drei Informationen eindeutig identifizieren:

  • die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes (BBNRLB),
  • die Betriebsnummer der lohnabrechnenden Stelle (BBNRAS) und
  • die sogenannte laufende Nummer.

Betriebsnummer des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes – BBNRLB:

Die BBNRLB ist die Betriebsnummer des Unternehmens, das die Lohnabrechnung insgesamt verantwortet. In der Regel handelt es sich dabei um den Beschäftigungsbetrieb, bei dem die Geschäftsführung bzw. die Verantwortlichkeit für den Aufgabenbereich der Lohnabrechnung angesiedelt ist, beispielweise die Hauptniederlassung. Diese Betriebsnummer muss zwingend zum Unternehmen gehören. Ein externer Dienstleister bzw. eine externe Dienstleisterin (z.B. Steuerberatung) kann nicht die lohnverantwortende Stelle sein.

Betriebsnummer der lohnabrechnenden Stelle – BBNRAS:

Die BBNRAS ist die Betriebsnummer der Stelle, bei der die Lohnunterlagen physisch vorhanden sind und eingesehen werden können. Diese Stelle kann identisch mit der BBNRLB sein, wenn das Unternehmen selbst die Lohnabrechnung durchführt. Liegen die Lohnunterlagen bei einer Steuerberatung oder bei einem externen Dienstleister bzw. einer externen Dienstleisterin, ist deren Betriebsnummer anzugeben. In diesen Fällen weicht die BBNRLB von der BBNRAS ab.

Laufende Nummer:

Die Kombination aus BBNRLB und BBNRAS bekommt bei der Kommunikation mit dem Stammdatendienst zusätzlich eine laufende Nummer, die für die weitere Identifikation der meldenden/abrechnenden Stelle erforderlich ist. Damit ist gewährleistet, dass die meldenden/abrechnenden Stellen auch voneinander abgegrenzt werden können, wenn mit der gleichen Kombination aus BBNRLB und BBNRAS mehrere Abrechnungskreise abgerechnet werden.

Beispiele hierzu finden Sie in der Beschreibung zum UV-Meldeverfahren (Broschüre der DGUV).

Was muss ich tun, wenn ich mehrere meldende Stellen im Unternehmen habe?

Wenn Sie mehrere meldende beziehungsweise abrechnende Stellen haben, melden Sie jede dieser Stellen im Stammdatendienst an. Mit der ersten Stammdatenantwort werden Ihnen für die jeweilige meldende Stelle die Stammdaten inklusive der laufenden Nummer für diese Stelle übermittelt. Übernehmen Sie diese dann bitte in Ihre Unternehmensstammdaten in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm an der entsprechenden Stelle.

In unserem Unternehmen werden die Gehälter/Löhne der Beschäftigten und der Geschäftsführung in separaten Abteilungen abgerechnet. Was muss ich beim Stammdatenabruf und beim digitalen Lohnnachweis beachten?

Werden in einem Unternehmen getrennte Gehaltsabrechungen durchgeführt (unterschiedliche Abrechnungskreise), werden bei der Meldung die gleichen Betriebsnummern verwendet (BBNRLB und BBNRAS). Hierfür ist dann die laufende Nummer als Unterscheidungsmerkmal vorgesehen. Sobald sich die erste Stelle (z.B. die Gehaltsabrechnung der Beschäftigten) im Stammdatendienst registriert hat, erhält sie die laufende Nummer 1. Diese Nummer muss dann ins Entgeltabrechnungsprogramm übernommen werden. Meldet sich dann die 2. Stelle (z.B. die Abrechnung der Geschäftsführung) im Stammdatendienst an, erhält sie die laufende Nummer 2.

Aus technischen Gründen empfehlen wir Ihnen, bei der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst (also der Registrierung ohne laufende Nummer) zunächst nur die Abfrage der Stammdaten für eine dieser meldenden Stellen durchzuführen. Sobald Sie die Antwortdaten in das Entgeltabrechnungsprogramm übernommen haben (also die vom Stammdatendienst vergebene laufende Nummer), kann die Registierung der nächsten abrechnenden Stelle vorgenommen werden.

Spätere Meldungen dieser Stellen können dann auch parallel vorgenommen werden, weil diese Meldungen (z.B. der Lohnnachweis oder Stammdatenabrufe für weitere Meldejahre) dann bereits die laufende Nummer als Unterscheidungsmerkmal beinhalten werden.

Wie oft muss ich einen Stammdatenabgleich machen?

Sie müssen für jedes Meldejahr einen separaten Stammdatenabgleich durchführen. Damit werden die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Sie immer die korrekten Daten für Ihre Meldungen nutzen können.

Warum ist der Stammdatenabgleich für jedes Meldejahr erforderlich?

Mit dem Abruf der Stammdaten erhält die BGW die Information, dass von Ihnen für das jeweilige Meldejahr ein Lohnnachweis abgegeben wird. Die BGW erwartet dann diesen Lohnnachweis.

Wie kommen meine Daten in den Stammdatendienst?

Die BGW meldet Ihre Kundennummer, Veranlagungen zum Gefahrtarif und PIN an den Stammdatendienst der DGUV. Damit wird die Voraussetzung dafür geschaffen, dass Sie immer die korrekten Daten für Ihre Meldungen nutzen.

Was muss ich tun, wenn meine Stammdaten nicht korrekt sind?

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Werte in den vom Stammdatendienst übermittelten Daten nicht richtig sind, teilen Sie uns dies bitte umgehend mit, damit wir die Daten überprüfen und gegebenenfalls korrigieren können.

Kontakt:

  • Telefon: (040) 202 07 - 11 90
  • E-Mail: UV-Meldeverfahren@bgw-online.de
  • Oder Sie nutzen unser Kontaktformular und wählen dort den Betreff "Stammdatenabruf".
Was muss ich tun, wenn die Übertragung der Daten nicht funktioniert hat?

Wenn Sie einen Fehlerhinweis bekommen haben sollten, prüfen Sie bitte, um was für einen Fehler es sich handelt. Hilfe zur Fehlerbehebung finden Sie hier:

Ein Beispiel: Wenn Sie einen digitalen Lohnnachweis abgegeben haben und eine Korrekturmeldung abgeben wollen, erhalten Sie die Fehlermeldung, dass für Ihr Unternehmen bereits ein digitaler Lohnnachweis abgegeben wurde. In diesem Fall müssen Sie den ursprünglichen Lohnnachweis zunächst stornieren und die Korrekturmeldung erneut abgeben.

Hat die Übertragung z.B. wegen Überlastung nicht funktioniert, holen Sie die Übermittlung zu einem späteren Zeitpunkt nach.

Wenn ich eine Meldung korrigieren muss und die alte Meldung schon storniert habe, muss ich dann vor der neuen Meldung nochmal einen Stammdatenabruf machen?

Nein, der Stammdatenabruf ist nur einmal pro Meldejahr und Meldestelle durchzuführen. Wird der ursprüngliche Lohnnachweis storniert, kann anschließend die korrigierte Meldung unmittelbar abgegeben werden. Eine abweichende Vorgehensweise gilt, wenn Sie die Meldung korrigieren wollen, weil Sie einen geänderten Veranlagungsbescheid erhalten haben.

Was muss ich machen, wenn mir neue Veranlagungsdaten mitgeteilt werden?

Wenn Sie einen neuen Veranlagungsbescheid erhalten, werden automatisch auch Ihre Stammdaten im Stammdatendienst aktualisiert.

Wenn Sie für das betreffende Meldejahr bereits einen Stammdatenabruf durchgeführt haben, werden die aktualisierten Stammdaten an Ihr Entgeltabrechnungsprogramm übertragen. Die Stammdaten werden dort aktualisiert.

Haben Sie neben dem Stammdatenabruf für das Meldejahr bereits einen Lohnnachweis abgegeben, ist dieser zu stornieren und ein korrigierter Lohnnachweis zu übermitteln.

Haben Sie für das betreffende Meldejahr noch keine Stammdaten abgerufen, entfällt die Aktualisierung der Stammdaten.

Ich habe keine Antwort auf meine Frage zum Stammdatenabruf gefunden. An wen wende ich mich?

Kontakt:

  • Telefon: (040) 202 07 - 11 90
  • E-Mail: UV-Meldeverfahren@bgw-online.de
  • Oder Sie nutzen unser Kontaktformular und wählen dort den Betreff "Stammdatenabruf".

Fragen zum digitalen Lohnnachweis

Was muss ich im digitalen Lohnnachweis angeben?

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • die Betriebsnummer der BGW (15186676)
  • Ihre Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
  • bezogen auf die Gefahrtarifstellen (Strukturschlüssel):

    • das beitragspflichtige Arbeitsentgelt
    • die geleisteten Arbeitsstunden
    • die Anzahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

Zusätzlich werden über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über Ihre Ausfüllhilfe technische Merkmale übertragen, die es ermöglichen, die meldende/abrechnende Stelle zu erkennen.

Was passiert mit meiner Meldung?

Der digitale Lohnnachweis wird über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm beziehungsweise Ihre Ausfüllhilfe an die Datenannahme- und -verteilstelle der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (UV-DAV) übermittelt. Sind die Daten fehlerfrei, werden sie direkt an die BGW zur Beitragsberechnung weitergeleitet. Andernfalls wird Ihre Meldung mit einem entsprechenden Fehlerhinweis abgewiesen. Hilfe zur Fehlerbehebung finden Sie hier:

Was kann ich tun, wenn ich falsche Daten eingegeben und weitergeleitet habe?

Sollten Sie irrtümlich falsche Daten eingegeben und übertragen haben (zum Beispiel Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmer zur falschen Gefahrtarifstelle oder zu viel/zu wenig Entgelt gemeldet), stornieren Sie bitte zunächst die falsche Meldung und melden anschließend die korrigierten Daten neu. Ein erneuter Stammdatenabgleich ist in dem Fall nicht erforderlich.

Was muss ich angeben, wenn sich innerhalb eines Jahres die Anzahl der Beschäftigten ändert?

Dadurch, dass in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm pro Beschäftigtem ein Datensatz angelegt wird, erfolgt die Zählung dieses Personenkreises maschinell. Ein manuelles Eingreifen in die Angabe "Arbeitnehmerzahl" ist daher nicht erforderlich. Wenn Sie eine Ausfüllhilfe nutzen, erfassen Sie nach Abschluss des Jahres die Anzahl der Beschäftigten.

Was muss ich berücksichtigen, wenn ich auf ein neues Entgeltabrechnungsprogramm umstelle?

Grundsätzlich sollte aus praktischen Gründen der Wechsel eines Softwareproduktes immer zum Jahreswechsel erfolgen. In diesem Fall werden alle Meldungen für ein Meldejahr im bisherigen Entgeltabrechnungsprogramm abgewickelt und die Meldungen für eine neues Meldejahr im neuen Entgeltabrechnungsprogramm.

Wenn Sie innerhalb des Jahres das Entgeltabrechnungsprogramm gewechselt haben, stellen Sie sicher, dass die bisher abgegeben Meldungen in das neue Softwareprogramm übernommen werden (Vortragswerte).

Sofern es nicht möglich ist, diesen Zeitraum aus dem neuen Entgeltabrechnungsprogramm heraus zu melden, weil dort keine Vorträge zugelassen werden, sorgen Sie dafür, dass die fehlenden Beträge/Differenzbeträge über eine Ausfüllhilfe gemeldet werden.

Beispiel:

  • Sie haben im September 2016 das Entgeltabrechnungsprogramm gewechselt.
  • Im neuen Entgeltabrechnungsprogramm werden nur die Daten ab 01.09.2016 erfasst.
  • Die Daten für den Zeitraum vom 01.01. bis 31.08.2016 müssen Sie dann als Vortragswerte erfassen oder – sofern dies nicht möglich ist – über eine Ausfüllhilfe (sv-net) melden.
Wie korrigiere ich meinen Lohnnachweis?

Korrekturen von bereits abgegebenen Lohnnachweisen sind ebenfalls nur noch auf elektronischem Wege zulässig. Vor der Abgabe des korrigierten digitalen Lohnnachweises müssen Sie die bisherige Meldung stornieren. Eine schriftliche Neumeldung (wie zuvor beim Entgeltnachweis) ist mit dem neuen UV-Meldeverfahren nicht mehr möglich.

Muss bei einem Wechsel der Krankenkasse etwas beachtet werden?

Nein, der Krankenkassenwechsel hat auf den digitalen Lohnnachweis keine Auswirkungen.

Was muss ich tun, wenn ich mit meinem Unternehmen bei mehreren Unfallversicherungsträgern Mitglied beziehungsweise Kunde/Kundin bin?

Die Zuordnung von Unternehmensteilen eines Unternehmens zu unterschiedlichen Unfallversicherungsträgern ist grundsätzlich möglich.

Durch die Erfassung der korrekten Zugangsdaten (Betriebsnummern der verschiedenen Unfallversicherungsträger – Mitglieds- bzw. Kundennummern – PINs) sind Sie in der Lage, in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm die Stammdaten pro Unfallversicherungsträger zu hinterlegen. Ordnen Sie die Beschäftigten jeweils dem Unternehmensteil zu, für den sie tätig geworden sind.

Nutzen Sie zur Entgeltmeldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe, müssen Sie bei Ihrer Meldung die Entgelte Ihrer Beschäftigen nach den unterschiedlichen Unfallversicherungsträgern getrennt melden. Für jede Meldung nutzen Sie dann jeweils die Zugangsdaten, die Ihnen der entsprechende Unfallversicherungsträger bekannt gegeben hat (Betriebsnummer Ihres UV-Trägers – Mitglieds-/Kundennummer – PIN).

Damit ist die Erstellung des Lohnnachweises für den jeweils zuständigen Unfallversicherungsträger gewährleistet.

Kann meine Steuerberatung die Meldung im Zuge des digitalen Lohnnachweises für mich erstatten?

Ja. Bitte leiten Sie in diesem Fall Ihrer Steuerberatung unbedingt die Ihnen von der BGW im November 2016 übersandten Zugangsdaten für den Stammdatendienst weiter:

  • Betriebsnummer der BGW: 15186676
  • Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
  • PIN
Werden meine abgegebenen Daten überprüft?

Ja, sowohl beim Stammdatendienst als auch bei der Abgabe des digitalen Lohnnachweises werden Prüfungen durchgeführt. Damit wird sichergestellt, dass Ihre verwendeten Stammdaten (beispielsweise Mitglieds- bzw. Kundennummer und PIN) korrekt sind. Die inhaltlichen Angaben des digitalen Lohnnachweises, also Arbeitsentgelt, Zahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie geleistete Arbeitsstunden, werden von der BGW vor der Beitragsberechnung auf ihre Plausibilität geprüft.

Wie kann ich gewährleisten, dass meine Daten sicher übermittelt werden?

Sie können Ihre Meldung im neuen UV-Meldeverfahren (digitaler Lohnnachweis) nur über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre systemgeprüfte Ausfüllhilfe erstatten.

Wichtig ist, dass Sie stets die aktuellste Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.

Was ist ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe?

Systemgeprüft bedeutet, dass das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe durch die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) geprüft und anschließend zertifiziert wurde.

Haben Sie Fragen zu Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihrer Ausfüllhilfe? Wenden Sie sich bitte direkt an den jeweiligen Anbieter.

Woran erkenne ich, dass mein Entgeltabrechnungsprogramm aktuell und systemgeprüft ist?

Ob Ihr Entgeltabrechnungsprogramm systemgeprüft und aktuell ist, können sie online überprüfen: Dort sind sämtliche systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramme gelistet. Mit der Versionsnummer und der Bezeichnung Ihres Abrechnungsprogramms können Sie feststellen, ob Ihr Programm auf dem aktuellen Stand ist. Im Regelfall ist auch der Internetauftritt des jeweiligen Anbieters verlinkt.

Fragen zu Fristen

Wann kann ich meine Stammdaten abrufen?

Der Abruf der Stammdaten ist frühestens ab 1. November für das folgende Meldejahr möglich. (Beispiel: Der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2018 ist frühestens ab 01.11.2017 möglich.)

Wichtig: Aufgrund der Umstellung im Meldeverfahren können Sie frühestens ab 01.12.2016 den Stammdatenabgleich für das Jahr 2016 durchführen. Einige Entgeltabrechnungsprogramme oder Ausfüllhilfen werden die erstmalige Nutzung des Services sogar erst zum 01.01.2017 vorsehen. Wir empfehlen Ihnen, nach Ihrer Anmeldung für das Meldejahr 2016 auch bereits den Stammdatenabgleich für das Jahr 2017 vorzunehmen. Beachten Sie bitte, dass Sie erst die Antwortdaten für 2016 in Ihr Entgeltabrechnungsprogramm bzw. Ihre Ausfüllhilfe übernehmen müssen, bevor Sie den Stammdatenabgleich für 2017 vornehmen.

Wann muss ich meinen jährlichen digitalen Lohnnachweis spätestens eingereicht haben?

Der Lohnnachweis für ein bestimmtes Meldejahr muss bis spätestens 16. Februar des Folgejahres erstattet werden. (Beispiel: Der Lohnnachweis für das Meldejahr 2018 muss spätestens bis zum 16.02.2019 erstattet werden.)

Wann muss ich Korrekturen zu bereits eingereichten Lohnnachweisen melden?

Korrekturen zu bereits übermittelten Lohnnachweisen müssen Sie unverzüglich melden. Vor der Korrektur ist die bisherige Meldung zu stornieren.

Wann muss ich unterjährige Lohnnachweise absenden?

Unterjährige Lohnnachweise müssen Sie mit der letzten Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen abgeben. Gründe hierfür sind: Einstellung des Unternehmens, Insolvenzeröffnung, Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse oder andere Sachverhalte (z.B. Übergang eines Unternehmens oder eines Unternehmensteils auf einen Nachfolger).

Bis wann muss ich meinen Entgeltnachweis einreichen?


Der herkömmliche Entgeltnachweis muss wie bisher bis 11. Februar des Folgejahres abgegeben werden – also bis 11.02.2017 für das Beitragsjahr 2016.

Wann ist der Abgabetemin der UV-Jahresmeldung?

Die UV-Jahresmeldung für ein bestimmtes Meldejahr muss bis spätestens 16. Februar des Folgejahres erstattet werden. (Beispiel: Die UV-Jahresmeldung für das Meldejahr 2016 muss spätestens bis zum 16.02.2017 erstattet werden.)

Fragen zum Entgeltnachweis (Papier-, Online- oder Faxverfahren)

Ich habe keine Beschäftigten. Muss ich trotzdem eine Meldung abgeben?

Ja. Der Entgeltnachweis ist dann als "Fehlanzeige" zurückzusenden. Prüfen Sie bitte aber trotzdem, ob Sie die Formularfelder 6. bis 9. ausfüllen müssen.

Wie lautet die Betriebsnummer der BGW?

Die BGW-Betriebsnummer (BBNR-UV) lautet: 15186676. Sie finden die Betriebsnummer auch in der Fußzeile des Briefbogens der BGW-Unternehmerbetreuung.

Ich benötige meine Mitgliedsnummer. Wo finde ich sie?

Die BGW hat die Mitgliedsnummern vor Jahren auf Kundennummern umgestellt. Bitte geben Sie bei Ihren Meldungen immer Ihre Kundennummer an. Die Kundennummer finden Sie in den Versicherungsunterlagen und auf allen Schreiben der BGW-Abteilung Unternehmerbetreuung.

Was ist meine Gefahrtarifstelle?

Ihre Gefahrtarifstelle ist bei der BGW der Strukturschlüssel. Diesen finden Sie in Ihrem Veranlagungsbescheid oder auf dem Vordruck für den Entgeltnachweis.

Mein Betrieb ist bei der BGW angemeldet. Nun habe ich eine Aushilfe eingestellt. Ändert sich dadurch etwas für mich?

Stellen Sie Personal ein, brauchen Sie dies nicht in jedem einzelnen Fall sofort bei der Berufsgenossenschaft anzuzeigen. Die Beschäftigten, ob auf Dauer oder nur kurzzeitig eingestellt, müssen Sie aber im jährlichen Entgeltnachweis aufführen. Die Entgelte dieser Beschäftigten werden bei der nächsten Beitragsberechnung berücksichtigt.

Ich wollte meinen Entgeltnachweis als Online-Meldung abgeben. Leider habe ich meine PIN nicht mehr. Woher bekomme ich eine neue PIN?

Fordern Sie Ihre PIN entweder telefonisch, schriftlich oder per E-Mail bzw. Kontaktformular von der BGW an.

Servicenummer für Versicherungs- und Beitragsfragen

  • Telefon: (040) 202 07 - 11 90
  • E-Mail: beitraege-versicherungen@bgw-online.de
  • Kontaktformular

Die BGW stellt die PIN immer auf dem Postweg zu.

Kann ich auch Korrekturmeldungen online abgeben?

Ja. Dafür benötigen Sie die PIN für den Online-Entgeltnachweis. Für das Beitragsjahr 2016 haben Sie diese mit dem Anschreiben der BGW im November 2016 erhalten. Die dort im Vordruck für den Entgeltnachweis angegebene PIN ist ab sofort dauerhaft gültig, also auch für das Beitragsjahr 2017.

Wenn Sie Korrekturmeldungen für das Beitragsjahr 2015 oder frühere Beitragsjahre abgeben wollen, benötigen Sie dafür die PIN des jeweiligen Beitragsjahres. Sie finden sie auf dem Ihnen damals übersandten Entgeltnachweis.

Sollte Ihnen eine PIN nicht mehr vorliegen, wenden Sie sich bitte an die BGW:

Servicenummer für Versicherungs- und Beitragsfragen

  • Telefon: (040) 202 07 - 11 90
  • E-Mail: beitraege-versicherungen@bgw-online.de
  • Kontaktformular
Muss ich zusätzlich zur Online-Meldung auch den Entgeltnachweis zurücksenden?

Nein. Entweder Sie nutzen den Service des "Online-Entgeltnachweises" oder Sie senden uns den ausgefüllten Entgeltnachweis per Post zurück.

Wie kann ich prüfen, ob ich bereits eine Online-Entgeltmeldung abgeben habe?

Die zuletzt erfassten Meldedaten sind jederzeit abrufbar. Sie müssen sich lediglich mit Ihrer PIN für den Online-Entgeltnachweis einloggen.

Fragen zur UV-Jahresmeldung

Wofür ist die UV-Jahresmeldung?

Die UV-Jahresmeldung ist eine Prüfgrundlage für die Betriebsprüfungen der gesetzlichen Rentenversicherung. Dabei geht es zum Beispiel um die korrekte Zuordnung der Entgelte zu Gefahrtarifstellen. Die UV-Jahresmeldung ist also keine Berechnungsgrundlage für Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung und wird - entgegen der Bezeichnung – auch nicht bei dieser eingereicht.

Für wen ist eine UV-Jahresmeldung abzugeben?

Für jede beziehungsweise jeden in der gesetzlichen Unfallversicherung versicherungspflichtigen Beschäftigten ist, unabhängig von den Entgeltmeldungen zur übrigen Sozialversicherung, eine UV-Jahresmeldung zu erstatten.

An wen geht die UV-Jahresmeldung?

Die UV-Jahresmeldung geht über die Datenannahmestelle der Krankenkassen direkt an die Datenstelle der deutschen Rentenversicherung (DSRV).

Wie muss ich melden?

Die Meldung erfolgt aus Ihrem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm heraus. In einigen Programmen läuft dies automatisch zusammen mit den übrigen Jahresmeldungen. Prüfen Sie das bitte in Ihrem Programm beziehungsweise in der zugehörigen Beschreibung.

Wenn Sie kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm benutzen, machen Sie die Meldung über eine Ausfüllhilfe (wie sv-net). Hier suchen Sie zum Beispiel den Punkt Jahresmeldung und wählen den Meldegrund 92 - UV-Jahresmeldung aus.

Was muss gemeldet werden?

Gemeldet werden müssen:

  • die Versicherungsnummer des/der Beschäftigten
  • die Betriebsnummer des Arbeitgebers beziehungsweise der Arbeitgeberin
  • der Abgabegrund (92)
  • die Betriebsnummer des zuständigen UV-Trägers (BGW: 15186676)
  • die Mitgliedsnummer beim zuständigen UV-Träger (BGW: zehnstellige Kundennummer)
  • das Kalenderjahr, für das gemeldet werden soll
  • das beitragspflichtige Arbeitsentgelt in der Unfallversicherung
  • die Zuordnung des Arbeitsentgelts zur Gefahrtarifstelle (bei der BGW: zum Strukturschlüssel)

Das Entgeltabrechnungsprogramm beziehungsweise die Ausfüllhilfe geben diese zu meldenden Daten vor oder fordern zu deren Eingabe auf.

Was muss bei "UV-Grund" angegeben werden?

Die Systematik ist die gleiche wie beim früheren Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV). Im Regelfall ist das Feld in Grundstellung zu belassen (leer oder 000, je nach Programm). Nur bei Sonderkonstellationen (zum Beispiel bei Entsparung von Wertguthaben) ist der entsprechende UV-Grund auszuwählen.

Was ist zu tun, wenn die Meldung als "fehlerhaft" eingestuft wird?

Es muss geprüft werden, ob die Mitgliedsnummer (BGW: Kundennummer) und die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BGW: 15186676) korrekt angegeben wurden. Ob die Mitgliedsnummer grundsätzlich richtig ist, kann über das zentrale Mitgliedsnummernverzeichnis geprüft werden. Wenn kein Fehler bei der Eingabe dieser Nummern vorliegt, ist der Fehler mit der zuständigen Krankenkasse abzuklären (zum Beispiel fehlerhafte Versichertennummer).

Warum kann nur der 01.01. bis 31.12. als Zeitraum eingegeben werden?

Es handelt sich hier um eine Jahresmeldung, in der immer das Entgelt für ein bestimmtes Kalenderjahr zu melden ist. In welchem Zeitraum es erzielt wurde, spielt keine Rolle. Wurde das Entgelt nur in einem Teil des Jahres erzielt, muss trotzdem das ganze Jahr als Meldezeitraum angegeben werden.

Was ist für die einzelne Jahresmeldung (zum Beispiel für 2016) zu beachten?

Die zum 16.02. für das jeweils vorangegangene Jahr abzugebende UV-Jahresmeldung hat das gesamte beitragspflichtige Arbeitsentgelt zur Unfallversicherung des betreffenden Jahres zu enthalten, auch wenn dieses bereits in unterjährigen Entgeltmeldungen übermittelt wurde. (Das heißt zum Beispiel: Meldung zum 16.02.2017 für das gesamte Jahr 2016.)

Auch wenn einzelne Beschäftigungsverhältnisse bereits vor dem 31.12. beendet wurden, müssen diese gemeldet werden.

Sind Korrekturen möglich?

Sofern Änderungen hinsichtlich der Entgelthöhe gemeldet werden müssen, muss zunächst die Ursprungsmeldung storniert werden. Anschließend muss die Entgeltmeldung in der korrekten Höhe vorgenommen werden.

Wurde für das betreffende Jahr

  • noch keine UV-Jahresmeldung vorgenommen, ist diese erstmalig zu melden.
  • bereits eine UV-Jahresmeldung abgegeben, muss diese Meldung ebenfalls erst storniert und anschließend mit den korrekten Werten neu gemeldet werden.
Sind Korrekturen für die Zeit vor 2015 notwendig beziehungsweise möglich?

Sofern Änderungen hinsichtlich der Entgelthöhe gemeldet werden müssen, muss zunächst die Ursprungsmeldung storniert werden. Anschließend muss die Entgeltmeldung in der korrekten Höhe für die betroffenen Jahre (2008 - 2014) vorgenommen werden. Es muss dann auch eine UV-Jahresmeldung für diese Jahre abgegeben werden. Wird eine korrigierte Entgeltmeldung erneut korrigiert, müssen die Meldung und die UV-Jahresmeldung storniert und anschließend mit den korrekten Werten gemeldet werden.

Wo erhalte ich weitere Informationen?

Die gesetzliche Rentenversicherung informiert auf ihrer Website zu weiteren Fragen und Antworten.

14.11.2016

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