Alle gewinnen: Qualitätsmanagement in Kleinbetrieben

Unternehmen sind auf die gute Meinung ihrer Kunden angewiesen. Sie müssen ihre Leistungsfähigkeit nach außen darstellen, um Kunden zu binden oder zu gewinnen. Gerade für Unternehmensleitungen von Kleinbetrieben ist das eine enorme Herausforderung – ein individuell zugeschnittenes Qualitätsmanagement sorgt für Entlastung. Da qualifizierte Dienstleistungen jedoch nur von gesunden und motivierten Mitarbeitern erbracht werden können, müssen Unternehmen auch in gesunde und gute Arbeitsbedingungen investieren. Die BGW hat ein Präventionsangebot entwickelt, das Betriebe dabei unterstützt, indem es Qualitätsmanagement und Arbeitsschutz miteinander verknüpft.

Inzwischen nutzen rund 490 Betriebe aus 12 Branchen die Vorteile eines qu.int.as-Systems. Rund 280 davon haben maximal 49 Beschäftigte – qu.int.as ist also keine Frage der Unternehmensgröße.

Eine wichtige Rolle spielt die Beratung. So bestätigen Unternehmerinnen und Unternehmer aus Kleinbetrieben dem BGW-Präventionsexperten Dr. Alfred Wiedermann immer wieder, dass es die richtige Entscheidung ist, mit einem qualifizierten Berater zusammenzuarbeiten: »Zum einen fehlen einem kleinen Unternehmen oft die notwendigen Personalkapazitäten und damit entsprechend Fachkenntnisse. Zum anderen ist es sinnvoll, das QM-System passgenau auf die Bedürfnisse des Betriebs und seiner Mitarbeiter zuzuschneiden.«

Zwei Inhaber von Kleinbetrieben, die ein QM-System mit integriertem Arbeitsschutz etabliert haben, berichten von ihren Erfahrungen.

Informationen:

INTERVIEW: Hirsch-Apotheke, Peine

»Die Zukunft im Blick – nicht nur für die Apotheke, sondern auch für die Mitarbeiter.«

Der hohe Kostendruck durch die Umstrukturierungen im Gesundheitssystem und wachsende Qualitätsanforderungen durch Kostenträger, Geschäftspartner und Kunden stellen hohe Anforderungen an Apotheken. Das treibt nicht nur den bürokratischen Aufwand in die Höhe. Es verschlechtert auch die Arbeitsbedingungen und belastet die Beschäftigten. Grund genug für Christine Büchner, Inhaberin der Hirsch-Apotheke in Peine, ihren Betrieb wettbewerbsfähig auszurichten und dabei in sichere und gesunde Arbeitsbedingungen zu investieren.

Warum haben Sie sich für qu.int.as entschieden, Frau Büchner?
Wichtig für mich ist die Zukunftssicherung der Apotheke. Dazu müssen wir gut aufgestellt sein: mit einem gut organisierten Betrieb und einem guten Service für unsere Kunden. Und das können wir nur mit einem Team, in dem Kompetenz, Verantwortung und Engagement groß- geschrieben werden. Um dieser Herausforderung zu begegnen, haben wir unser System nach jahrelanger QM-Erfahrung mit dem niedersächsischen Kammermodell auf DIN EN ISO umgestellt. Und da der Arbeitsschutz noch nicht ausreichend berücksichtigt war, haben wir ihn bei der Neugestaltung der Prozesse gleich integriert.

Wie lange hat der Umsetzungsprozess gedauert?
Wenn man das Projekt, wie wir, im laufenden Betrieb umsetzt, braucht man etwa ein Jahr.

Wie sieht es mit zeitlichen und finanziellen Ressourcen aus? Wo mussten Sie investieren?
Zum Beispiel in das Team. Dazu gehört der Besuch von Seminaren ebenso wie der zeitliche Freiraum zur Umsetzung der Anforderungen. Um unserer Qualitätsmanagementbeauftragten den Rücken frei zu halten, habe ich sie für ein Vierteljahr freigestellt und für diesen Zeitraum eine Ersatzkraft eingestellt. Zusätzlich haben wir uns von einem qu.int.as-Berater begleiten lassen, der uns bei der Strukturierung und Umsetzung der Prozesse unterstützt hat.

Welches sind die Erfolgsfaktoren?
In jedem Fall das Team. Sie müssen alle ins Boot holen. Das geht nur, wenn alle die Notwendigkeit verstehen und einen persönlichen Nutzen erkennen können. Wir haben diese Entscheidung gemeinsam im Rahmen einer Teambesprechung getroffen.

Welche positiven Veränderungen erleben Sie und Ihr Team?
Der Kunde erwartet, dass wir uns ganz auf seine Bedürfnisse einstellen, dass wir zeitlich flexibel sind. Also haben wir unsere räumliche und zeitliche Organisation angepasst. Beispielsweise neue Arbeitsplätze geschaffen, natürlich ergonomisch gestaltet, um den gestiegenen bürokratischen Aufwand in Ruhe erledigen zu können. Aber auch durch Umbaumaßnahmen die Arbeitswege verändert. Fazit: Wir können uns freier bewegen, aber auch konzentrierter und qualitätvoller arbeiten.

INTERVIEW: abalin GmbH, Kamen

»Wir müssen nach außen darstellen, dass wir qualitativ hochwertige Arbeit leisten. Deshalb sind sichere und gesunde Arbeitsbedingungen für uns selbstverständlich.«

Die abalin GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen der Schädlingsbekämpfung. Um die Anforderungen von Auftraggebern auch in Zukunft erfüllen zu können, hat das Team mit den beiden Geschäftsführern Rudolf Weidner und Mark-Alexander Wiwianka ein QM-System nach DIN EN ISO 9001:2000 aufgebaut und den Arbeitsschutz integriert.

Herr Weidner, was war der Auslöser für die Einführung von qu.int.as?
Für uns gab es zwei wesentliche Gründe: die Wettbewerbsfähigkeit und die Sicherheit von Mitarbeitern und Kunden. Um unseren Lieferantenstatus für große Auftraggeber wie Bundeswehr, private und öffentliche Verwaltungen, Altenheime, Krankenhäuser oder die lebensmittelverarbeitende Industrie zu behalten und Neukunden zu gewinnen, müssen wir als Schädlingsbekämpfer heute QM-zertifiziert sein.

Wir arbeiten oft an unzugänglichen, sicherheitsrelevanten Orten. Wichtig sind die persönliche Schutzausrüstung und die entsprechende Qualifizierung und Einweisung der Mitarbeiter, um die jeweilige Aufgabe angemessen erledigen zu können. An oberster Stelle steht die Sensibilisierung für mögliche Gefahren. Nur so können sie verantwortungsbewusst gegenüber ihrer eigenen Gesundheit und Sicherheit und der des Kunden handeln.

BGW qu.int.as ist für uns das Mittel der Wahl. Es verbindet zwei Systeme sinnvoll miteinander: das Arbeitsschutz- und das Qualitätsmanagement. Die finanzielle Förderung der BGW hat uns zusätzlich motiviert.

Ein QM-System einführen und gleichzeitig den Arbeitsschutz einarbeiten – das klingt nach einer Herausforderung. Haben Sie das allein geschafft?
Nein. Uns war von Anfang an klar, dass wir uns auf diesen Prozess nicht ohne Unterstützung einlassen wollten. Das Angebot der BGW, die Förderung der qu.int.as-Beratung, war eine willkommene Gelegenheit. Außerdem konnten wir dank der Förderung aus Landes- und EU-Mitteln die Mitarbeiter intensiver am Projekt beteiligen. Während der gesamten Aufbauphase hat uns ein qu.int.as-Berater unterstützt. Nachdem er sich ein Bild über die Arbeitsabläufe gemacht hatte, haben wir gemeinsam mit ihm die Anforderungen des Qualitätsmanagements so übersetzt, dass daraus unser QM-System wurde und gleichzeitig ein Zertifizierungsunternehmen die Einhaltung der Norm überprüfen konnte. Wir können das Konzept der externen Begleitung anderen in jedem Fall empfehlen.

Was hat sich konkret verändert?
Durch die QM-Zertifizierung können wir die Leistungsfähigkeit unseres Unternehmens beweisen und uns zum Gewinnen neuer Kunden an allen Ausschreibungen beteiligen. Dass wir einen zusätzlichen Schwerpunkt im Arbeitsschutz haben, erhöht unsere Qualität in den Augen vieler Kunden. Die neugestaltete Arbeitsorganisation, geeignete Instrumente und eine exakte Dokumentation garantieren uns und den Kunden sichere Arbeitsabläufe. Außerdem hat sich dank dieser Strukturen die Kommunikation mit Kunden und im Team deutlich verbessert.